INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

WSTĘP

Podstawowym celem instrukcji jest uzyskanie prawidłowej dokumentacji księgowej oraz ustalenie komórek odpowiedzialnych za właściwe i terminowe wystawienie, kontrolowanie i opracowanie dokumentów księgowych.

Instrukcja obiegu dokumentów jest częścią składową dokumentacji organizacyjnej AM, stąd jest ściśle powiązana z jej strukturą organizacyjną oraz zakresem zadań poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych.

Instrukcja niniejsza składa się z dwóch zasadniczych części obejmujących:

I. Część ogólna (opisowa) - podstawowe zasady wystawiania, opracowania i przechowywania dokumentów księgowych

II. Część szczegółową (w układzie tabelarycznym) - zasady wystawiania i obieg poszczególnych dokumentów (w układzie tabelarycznym).

Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) w tym zmianę wprowadzoną ustawą z dnia 9 listopada 2000 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. Nr 113, poz. 1186).

Pierwsza część instrukcji ma charakter ogólny i omawia:

- zasadnicze cechy, jakie powinien zawierać prawidłowo wystawiony dokument oraz podział dokumentów,

- zasady dokonywania kontroli formalno-merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz konfrontacji dokumentów.

Druga część ma charakter szczegółowy i zawiera organizację powstawania oraz obiegu poszczególnych dokumentów według grup tematycznych. Odstąpiono od szczegółowego opisu czynności, potrzebnych do wystawienia, sprawdzenia, zatwierdzenia czy wysłania dokumentu.

Nie ma również prezentacji wzorów druków. Do dokumentowania operacji gospodarczych stosuje się powszechnie dostępne druki (formularze). Wobec wielości wzorów poprawnych druków, ograniczanie się tylko do jednego wzoru jest nieuzasadnione, a wręcz może być krępujące w codziennej działalności. Ewentualne wątpliwości co do wzoru druku rozstrzyga Kwestor.

Przyjęty układ tabelaryczny dokładnie obrazuje:

- nazwę dokumentu (druk wytłuszczony)

- przeznaczenie dokumentu (pod nazwą dokumentu, a w przypadku dłuższej treści – poza tabelą)

- sposób wystawiania dokumentów,

- komórki (stanowiska) uprawnione do podpisywania dokumentów

- komórki (stanowiska) wystawiające dokumenty, otrzymujące oryginały dowodów lub ich kopie oraz przekazujące do wykonania określonych czynności,

- komórki (stanowiska) obowiązane do sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,

- terminy przepływu dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi.

Dążeniem autorów i jest opracowanie takiej formy Instrukcji, aby była możliwość łatwej i sprawnej aktualizacji, poprzez wymianę kart, zawierających nieaktualną treść, bez potrzeby wymiany całych egzemplarzy.

Drugim udogodnieniem jest odchudzenie Instrukcji dla poszczególnych jednostek (komórek), poprzez możliwość wyłączenia zbędnych części Instrukcji.

Część ogólna Instrukcji obowiązuje wszystkie jednostki (komórki), natomiast część szczegółowa (tabelaryczna) jest podzielona tematycznie, co stwarza możliwość wyłączenia części (tematów) zbędnych, nie tyczących danej jednostki.

Z uwagi na ścisłe powiązanie instrukcji obiegu dokumentów księgowych ze strukturą organizacyjną Uczelni, do opracowania przyjęto założenia dotyczące:

- zakresu działania i struktury organizacyjnej uregulowane statutem Uczelni,

- formy odpowiedzialności materialnej pracowników, uregulowane w Instrukcji Inwentaryzacyjnej.

Dla ujęcia obiegu dokumentów księgowych w kartach obiegu dokumentów

przyjęto dodatkowo, że:

- ewidencja księgowa jest prowadzona przez skomputeryzowane systemy FK,

- magazyny materiałów prowadzone są na zasadzie odpowiedzialności materialnej do winy udowodnionej (odpowiedzialność służbowa), jak również na zasadzie odpowiedzialności materialnej, w myśl Kodeksu Pracy, z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się.

W Instrukcji przyjęto symbolikę jednostek (komórek) określoną Regulaminem organizacyjnym.

Definicje pojęć i określeń występujących w Instrukcji

Wykaz skrótów używanych w instrukcji

OMO – osoba materialnie odpowiedzialna

PKI – przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej

........................................

Ponadto Instrukcja (część tabelaryczna) zawiera skróty powszechnie stosowane (np. kier. – kierownik).

Akty normatywne, mające zastosowanie do operacji gospodarczych ujętych w Instrukcji

CZĘŚĆ OGÓLNA

I. DOKUMENTY FINANSOWE

1. Przygotowanie dokumentów księgowych do księgowania

Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych , tj:

- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

- zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

- korygujące poprzednie zapisy,

- zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

- rozliczeniowe – ujmujące dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu zewnętrznego obcych dowodów źródłowych ,kierownik jednostki 3może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych ,sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych ,których przedmiotem są zakupy podatkiem od towarów i usług

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie sprawdzonych ,rzetelnych dowodów księgowych ,zgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych ,którą dokumentują ,kompletnych i wolnych od błędów rachunkowych

Dowody księgowe muszą zawierać cechy określone w art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości ,a w zakresie faktur, faktur korygujących i not – dane określone ustawą o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniami Ministra Finansów wydanymi w delegacji do ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym.

Tabela nr 1. Cechy dowodów księgowych wymagane ustawą o rachunkowości

Lp.	Wyszczególnienie
1.	Określenie rodzaju dowodu
2.	Określenie numeru identyfikacyjnego
3.	Określenie stron (nazwy adresy) dokonujących operacji gospodarczej
4.	Opis operacji gospodarczej
5.	Wartość operacji gospodarczej , jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych
6.	Datę dokonania operacji
7.	Datę sporządzenia dowodu gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji
8.	Podpis wystawcy dowodu
9.	Podpis osoby , której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
10.	Stwierdzenie sprawdzenia dowodu potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu
11.	Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Tabela 2. Podstawowe dane dowodów sprzedaży wymagane przepisami o podatku od

towarów i usług

FAKTURA	Faktura korygująca	Nota korygująca
1	2	3
Imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy		Imiona i nazwiska lub nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej
		Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
Numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy ( faktury wystawione na rzecz : osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub osób prowadzących działalność w formie indywidualnych gospodarstw rolnych11nabywców eksportowanych towarów i usług2 oraz innych osób wymienionych w rozporządzeniu powołanym w przypisie 1 mogą nie zawierać tych danych
Dzień , miesiąc i rok albo rok dokonania sprzedaży
Datę wystawienia	Datę wystawienia		Datę wystawienia
	Datę wystawienia faktury korygowanej		Datę wystawienia faktury lub faktury korygowanej
Numer kolejny	Numer kolejny		Numer kolejny
	Numer faktury korygowanej		Numer faktury lub faktury korygowanej
Oznaczenie faktury wyrazami FAKTURA VAT	Oznaczenie faktury korygującej wyrazami FAKTURA KORYGUJĄCA		Oznaczenie noty korygującej wyrazami NOTA KORYGUJĄCA
Nazwa towaru lub usługa w przypadku sprzedaży usług objętych stawką niższą niż określona w art. 18 ustawy o VAT oraz zwolnionych od podatku ,również symbol towaru lub usługi ,określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej ,chyba że ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy nie powołują tego symbolu	Nazwę towaru lub usługi objętych rabatem podwyżką ceny bądź zmianą spowodowaną pomyłką w cenie	Wskazanie treści korygowanej informacji Oraz treści prawidłowej
Jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonywanych usług	- jednostka miary w ilości podanej omyłkowo - jednostka miary w ilości prawidłowej
1	2	3
Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)	- kwota podwyższenia ceny bez podatku, - kwota w omyłkowej wysokości, - kwota w wysokości prawidłowej
Wartość sprzedanych towarów lub wykonywanych usług bez kwoty podatku ( wartość sprzedaży netto	- kwota i rodzaj udzielonego rabatu - kwota w wysokości omyłkowej - kwota w wysokości prawidłowej
Stawki podatki	- stawka podana w wysokości omyłkowej - stawka podana w wysokości prawidłowej
Suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonywanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku	- suma wartości sprzedaży podana w wysokości omyłkowej - suma wartości sprzedaży podana w wysokości prawidłowej
Kwotę podatku od sumy sprzedaży netto towarów i (usług)z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych	- kwota zmniejszenia podatku należnego - kwota podwyższenia podatku należnego - kwota podana w omyłkowej wysokości - kwota podana w prawidłowej wysokości
Wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto)z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku	- wartość sprzedaży w omyłkowej wysokości - wartość sprzedaży w wysokości prawidłowej
Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem ,wyrażoną cyframi i słownie
Czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób		Czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób
Czytelne podpisy osób uprawnionych do otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób ,faktury wystawione nabywcom eksportowanych towarów i usług oraz innym osobom wymienionym w rozporządzeniu powołanym w przypisie 1 mogą nie zawierać tych danych		W przypadku zgody wystawcy faktury lub faktury korygującej na treść noty-potwierdzenie treści podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub korygującej

Wartość dowodu księgowego opiewającego na waluty obce podlega przeliczeniu na walutę polską według obowiązującego kursu w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej a wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio w dowodzie .

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania danych i przeróbek .

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem chyba że przepisy stanowią inaczej4

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb ,wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej ,o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej .Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr5

2. Kontrola i konfrontacja dokumentów

Wszelkie dowody księgowe przed ich zaksięgowaniem winny być poddane szczegółowej kontroli.

a) kontrola formalna- rachunkowa polega na ustaleniu czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami , czy został podany kontroli merytorycznej

- dowód winien posiadać cechy wymienione w tabeli 1 i 2,

- dowód nie może posiadać błędów rachunkowych,

- kontrola rachunkowa powinna być przeprowadzona przez osoby upoważnione,

Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne.

b) kontrola merytoryczna – podlegają jej prawidłowo wystawione dowody tj. posiadające cechy wymienione w tabeli nr 1 i 2.

Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości ,czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa ,czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami z zakresie stosowania zastosowanych norm i cen oraz z Ustawą o zamówieniach publicznych.

Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:

- czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

- czy operacji gospodarczej dokonały osoby upoważnione,

- czy dokonana operacja była celowa czy jej wykonanie było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Uczelni czy została poprzedzona odpowiednią umową, zleceniem ,przetargiem i czy zrealizowana została w zakresie ustalonym w ww. dokumentach i w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Nie wolno opisywać FV , faktur korygujących i not korygujących na czole dokumentu. Wolno tam tylko zamieścić numer identyfikacji wewnętrznej dokumentu.

Fakt dokonania kontroli merytorycznej powinien być uwidoczniony na dokumencie i stwierdzony podpisem osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli merytorycznej

3. Zasady przyjmowania dokumentów w komórkach finansowo-księgowych

Rozpoznanie dokumentów polega na ustaleniu grupy i rodzaju dokumentu w chwili jego sporządzenia lub pojawienia się w Akademii Morskiej i skierowaniu dom odpowiedniej jednostki organizacyjnej. Dokumenty zewnętrzne wpływające do Uczelni są ewidencjonowane w dzienniku podawczym w kancelarii i oznaczone kolejną numeracją liczby dziennika podawczego oraz datą wpływu.

Dokumenty sporządzone wewnątrz Szkoły oznacza się zgodnie z Instrukcja Kancelaryjną (zarządzenie nr 10 Rektora WSM z dnia 9 września 1997 r.) symbolem jednostki /komórki organizacyjnej sporządzającej dokument.

Dokumenty księgowe z poszczególnych komórek organizacyjnych przyjmuje Kierownik Sekcji Likwidatury ,względnie upoważnieni pracownicy. Przyjęcie dokumentów księgowych potwierdza się podpisem z datą odbioru. Pracownicy Kwestury odpowiadają za kompletność otrzymanych dokumentów do czasu przekazania dokumentów księgowych do archiwum.

II. Środki trwałe w budowie i gospodarka Środkami trwałymi

Przez środki trwałe1 rozumie się (z wyłączeniem obiektów zaliczanych do Inwestycji) rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi ,o ile spełniają następujące warunki:

- przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok,

- są kompletne i zdatne do użytku (w momencie przyjęcia),

- są przeznaczone na potrzeby Uczelni.

Do środków trwałych zalicza się w szczególności :

- nieruchomości- w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu budowle i budynki,

- maszyny ,urządzenia ,środki transportu i inne rzecz,

- ulepszenia i modernizacje w obcych środkach trwałych.

Za środki trwałe w budowie uważa się zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy , montażu lub ulepszenia już istniejących środków trwałych.

Niskocenne składniki rzeczowych aktywów długotrwałego użytkowania (zwane niskocennymi składnikami majątku) uważa się takie rzeczowe składniki aktywów trwałych które użytkowane są co najmniej przez okres 1 roku a jednostkowa cena ich nabycia lub koszt wytworzenia jest niższy niż 3 500 zł.

W zakładowym planie kont Akademii Morskiej 1przyjęto zasadę ewidencjonowania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oprócz systemu F- K także na szczegółowych kartotekach w systemie komputerowym Środki Trwałe firmy Unisoft w Gdyni

Akademia Morska w Gdyni nie stosuje przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych stawek indywidualnych .Podstawą do ustalenia stawki amortyzacyjnej jest Ustawa od podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15.02.1992r. z późniejszymi zmianami art. 16 a - 16 m. (dot. amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych).

Plan amortyzacji posiadanych środków trwałych opiera się na danych uzyskanych z programu komputerowego. Kartoteki są uporządkowane według miejsc użytkowania i osób materialnie odpowiedzialnych.

Obecnie jednorazowo odpisuje się w koszty amortyzacji środki trwałe i zbiory biblioteczne o wartości poniżej 3,5 tys. zł , za wyjątkiem grupy 4 (komputery i urządzenia wchodzące w skład zestawów komputerowych np. monitory, drukarki komputerowe, skanery stacje dysków, zipy, nagrywarki) oraz grupy 6 (urządzenia i aparatura). Środki te są amortyzowane zgodnie z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych który jest zamieszczony w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Powyższe rozwiązanie wynika z dokonywania zakupów poszczególnych maszyn i urządzeń w miarę potrzeb i dostępnych środków finansowych i przez podwyższenie ich wartości początkowej tworzy się zestawy komputerowe pracujące w sieciach oraz zespoły aparatury badawczej. Ze względu na bardzo duże ilości takich zakupów jednorazowe odpisanie ich w koszty miałoby bardzo negatywny wpływ na wynik finansowy Uczelni oraz jej fundusz zasadniczy.

Wartość środków trwałych odpisywanych jednorazowo w koszty będzie aktualizowana na podstawie przepisu w Ustawie bez aneksu do zakładowego planu kont

Przyrządy i drobny sprzęt biurowy o wartości do 200 zł.. jest zaliczany do materiałów i nie prowadzi się do niego ewidencji. Nie dotyczy to mebli biurowych , czajników elektrycznych i grzejników ".

Księgozbiory biblioteczne są objęte ewidencja wartościową w kwesturze. Księgi środków trwałych są prowadzone w jednostkach /komórkach organizacyjnych Uczelni przez osoby materialnie odpowiedzialne.

Przyjęcie ,wydanie przesunięcie lub likwidacja rzeczowych składników majątkowych może nastąpić tylko przy użyciu właściwego dokumentu.

Likwidacja środków trwałych2 może nastąpić w wypadku zmiany technologii produkcji ,zużycia, zniszczenia, wycofania z używania lub innych przyczyn powodujących trwałą utratę wartości środka trwałego .

W celu przeprowadzenia likwidacji środka trwałego główny użytkownik zobowiązany jest (za wyjątkiem kradzieży) sporządzić protokół wybrakowania inwentarza i przekazać go do Komisji Likwidacyjnej która jest powołana przez Dyrektora Administracyjnego. Po przeprowadzeniu likwidacji i sporządzeniu protokółu likwidacyjnego zatwierdzonego przez Dyrektora Administracyjnego wystawia się druk LT. Numery drukom TM i LT nadaje zespól ds. inwentaryzacji.

Cele i tryb wystawiania dokumentów wymienionych w poz. 1 –24 wykazu

Poz. dokumentu	Cel i tryb wystawienia
1	Formularz służy do ujęcia chronologicznego wypłat i wpłat gotówkowych w ciągu dnia oraz ustalenia stanu gotówki w kasie, Raport kasowy jest prowadzony w systemie komputerowym Kasa firmy Unisoft Po zakończeniu i zatwierdzeniu raportu kasjer przekazuje go wraz z dokumentami do Sekcji Likwidatury w celu sprawdzenia . Kasjer przekazuje raport kasowy do systemu F-K firmy Unistof
2	Dowód wystawiony w celu udokumentowania wpływów do kasy Dowód KP jest załącznikiem do RK Dowód KP może być wydrukiem komputerowym /numerowany kolejno przez system lub Drukiem ścisłego zarachowania pobranym przez wystawiającego z Sekcji A2FL
3	Dowód wystawiony dla udokumentowania wypłaty gotówki z Kasy Dowód KW jest załącznikiem do RK Dowód KW może być wydrukiem komputerowym /numerowanym kolejno przez system lub drukiem ścisłego zarachowania wystawionym przez pracowników A2FL
4	Formularz do udokumentowania pobrania środków pieniężnych z kasy w celu dokonania zakupu materiałów ,towarów . Formularz jest załącznikiem do RK
5	Dokument wystawiony w celu udokumentowania wydatków z pobranej do rozliczenia zaliczki gotówki. Rozliczenie zaliczki zawiera zestawienie dokumentów zródłowych za dokonane zakupy Rozliczenie zaliczki wraz z dokumentami zródłowymi sprawdzonymi pod względem merytorycznym przez kierownika jednostki / komórki / zlecającej zakupy dostarczone winno być do Sekcji A2FL w celu sprawdzenia w terminie wyznaczonym jako datę rozliczenia zaliczki
6	Dokument jest wystawiony dla udokumentowania wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego · wypłaty zaliczki przed wyjazdem · rozliczenia kosztów podróży polecenie wyjazdu służbowego wystawiane jest na wniosek kierownika jednostki /komórki / organizacyjnej AM zlecającej wyjazd./ powinno określać / · nr polecenia wyjazdu służbowego · imię i nazwisko ,stanowisko służbowe delegowanego pracownika · cel i miejsce podróży służbowej · określenie środka lokomocji · zródło finansowania wyjazdu w przypadku pobrania zaliczki delegowany pracownik wypełnia dolną część polecenia wyjazdu –wniosek o zaliczkę Wysokość zaliczki winna wynikać z kalkulacji przewidzianych kosztów podróży.
7	Druk wystawiony dla banku pozwala na pobranie dewiz przez pracownika Kwestury I wypłaceniu ich osobie delegowanej do wyjazdu zagranicznego
8	Rozliczenie wydatków za granicą w walutach obcych otrzymanych w formie zaliczki przed wyjazdem
9	Udokumentowanie rzeczywistego wykorzystania przyzna ego limitu w oparciu o zgłoszone dni nieobecności w pracy
10	Kontrola rozliczenia druków ścisłego zarachowania
11	Po przyjęciu depozytu i pokwitowaniu akceptuje Kierownik A2FL
12	Sposób i cel przeprowadzeni inwentaryzacji w kasie zawiera Instrukcja Kasowa zał..do zarządzenia Rektora nr 11 z dnia 14 maja 1985
13	Wewnętrzny dokument księgowy służy do korygowania błędnych zapisów w księgach rachunkowych ,przeksięgowań , rozrachunków z pracownikami Polecenie wystawia upoważniony pracownik Kwestury
15	Dowód dokumentuje wpłatę gotówki przez kasjera na konto własne Uczelni w celu zasilenia środków własnych
16	Pobranie gotówki z banku w celu zasilenia kasy Uczelni- wypłata dla pracowników
17	Dokument wystawiony dla uregulowania zobowiązań z tytułu zakupu materiałów ,usług i towarów lub innych zobowiązań i rozrachunków . np. wynagrodzenia pracowników na ROR / Przelew jest załącznikiem do wyciągu bankowego
18	Kopia przelewu jest dokumentem świadczącym że należności wobec Akademii Morskiej Zostały uregulowane Kopia jest składnikiem wyciągu bankowego .
19	Raport z kasy fiskalnej dokumentuje wysokość wpłaty za akademiki ,usługi hotelowe w SDM Jest załącznikiem do wystawionej przez Kierownika DS. FVS wewnętrznej dokumentującej wpłatę utargu do kasy AM
20	Przekaz pocztowy stosowany jest w wypadku przekazania należnej gotówki osobie która nie posiada konta bankowego /zwrot czesnego w wypadku rezygnacji ze studiów /
21	Nota memoriałowa służy do korygowania błędów w obrotach z bankiem jest załącznikiem wyciągu bankowego
22	Potwierdzenie salda wysyła się/ otrzymuje na zakończenie roku obrachunkowego w celu uzgodnienia zapisów w księgach rachunkowych kontrahentów. Dokument należy potwierdzić po dokładnym uzgodnieniu salda
23	Dokument wystawia upoważniony pracownik Kwestury po stwierdzeniu braku zapłaty należności w przewidzianym terminie
24	Dokument wystawia pracownik Kwestury prowadzący rozlicznie / zespół kont 2 / Po stwierdzeniu zapłaty należności po terminie oblicza odsetki zgodnie z odrębnymi przepisami .

100 FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ

Lp.

DOKUMENT

Dokument sporządza i podpisuje za prawidłowe wystawienie

KONTROLA

Dokument zatwierdza

Przeznaczenie dowodu

Nazwa

Symbol

Stanowisko

Ilość egz.

Data realizacji

Formalno - merytoryczna

Formalno – rachunkowa

Komórka

Nr egz.

Kat. akt

Komórka

Data realizacji

Komórka

Data realizacji

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

101

Raport kasowy /wydruk komputerowy z F-K/

RK

kasjer

2

codziennie

kierownik A2FL

bieżąco

pracownik A2FL

bieżąco

A2

A2FM kasa

1 2

B5

102

Dowód wpłaty /wydruk komputerowy F-K/

KP

kasjer

3

w dniu wpłaty

kierownik A2FL

bieżąco

pracownik A2FL

bieżąco

A2

wpłacający RK kasa

1 2 3

B5

103

Dowód wypłaty /wydruk komputerowy z F-K/

KW

kasjer

3

w dniu wypłaty

kierownik A2FL

bieżąco

pracownik A2FL

bieżąco

A2

dokument zródł. RK kasa

1 2 3

B5

104

Wniosek o zaliczkę

B 5

pracownik pobierający zaliczkę

1

w dniu złożenia w Kwesturze

kierownik komórki organizacyjnej

bieżąco

pracownik A2FL

bieżąco

A A2

raport kasowy

1

105

Rozliczenie zaliczki

B 5

pracownik rozliczający zaliczkę

1

7 dni od daty pobrania

kierownik komórki organizacyjnej

bieżąco

pracownik A2FL

bieżąco

A A2

raport kasowy Lub A2FL

1

106

Polecenie wyjazdu służbowego

B 5

komórka zlecająca wyjazd służbowy

1

następnego dnia po powrocie

kierownik komórki organizacyjnej

bieżąco

pracownik A2FL

w dniu otrzymania

A A2

delegowany pracownik

1

107

Zamówienie na dewizy

B 5

kwestura AM

2

zgodnie z obowiązującymi przepisami

stanowisko ds. współpracy z zagranicą

wg planu wyjazdów

pracownik A2FL

wg planu wyjazdów

upoważnieni wg wzorów podpisów w banku

NBP kwestura

1 1

108

Rozliczenie z zaliczki w zagranicznych środkach płatniczych

B 5

osoba delegowana

1

następnego dnia po powrocie z podróży

komórka delegująca

do 7 dniu po powrocie

kierownik A2FL

do 14 dni po powrocie

rektor kwestor

kwestura

1

109

Oświadczenie o korzystaniu z pojazdu prywatnego do celów służbowych

B 5

pracownik używający samochód

1

do 3 dnia następnego m-ca

kierownik A 1 ZT

bieżąco

kierownik A1 ZT

bieżąco

A A2

kwestura

1

110

Kontrolka kasowych druków ewidencjonowanych

B 3

pracownik A2FL

1

bieżąco

kierownik A2FL

bieżąco

kwestura

1

111

Pokwitowanie przyjęcia i wydania depozytu kasowego

B 3

kierownik A2FL

2

w momencie złożenia depozytu

kierownik A2FL

bieżąco

kasjer

bieżąco

kierownik A2FL

kwestura składający

1 1

112

Protokół z inwentaryzacji i kontroli kasy

B 3

komisja inwentaryzacyjna

3

zdawczo-odbiorczy moment kontroli kasy 31.XII

kierownik A2FL

bieżąco

kierownik A2FL

bieżąco

kierownik A2FL

Komisja Inwentar. kasjer zdający kasjer przyjmujący

1 1 1

113

Polecenie księgowania

B 5

jednostka /komórka/ organizacyjna

3

do 5 dni następnego miesiąca

z-ca kwestora

bieżąco

pracownicy kwestury

bieżąco

kwestor z-ca Kwestora

adresat aa A2FM

1 1 1

114

Nota księgowa / nie dotyczy dokumentacji sprzedaży i zakupu /

B 3

jednostka /komórka/ organizacyjna

2

do 5 dni następnego miesiąca

z-ca kwestora

bieżąco

pracownicy kwestury

bieżąco

kwestor z-ca Kwestora

adresat A2FM

1

115

Dowód wpłaty gotówki na r-k bankowy

B 5

kasjer

4

przed datą wpłaty

kierownik A2FL

przed dokonaniem wpłaty

kierownik A2FL

w dniu otrzymania

upoważnieni wg wzorów podpisów w banku

bank posiadacz r-ku wpłacający system F-K

1 1 1 1

116

Czek

B 5

sekcja A2FL

1

przed planowana wypłata środków

kierownik A2FL

przed dokonaniem wypłaty z konta

kwestor z-ca Kwestora

w dniu otrzymania do podpisu

upoważnieni wg wzorów podpisów w banku

bank

1

117

Przelew środków z rachunku bankowego

B 5

sekcja A2FL

4

najpóźniej na 1 dzień przed terminem zapłaty

pracownicy A2FL

w dniu otrzymania do podpisu

kwestor z-ca kwestora

w dniu otrzymania do podpisu

upoważnieni wg wzorów podpisu w banku

bank bank wierzyciela wierzyciel system F-K

1 1 1 1

118

Kopia przelewu środków pieniężnych na r-k bankowy

B 5

dowód obcy

1

łącznie z wyciągiem bankowym

pracownicy A2FM

w dniu otrzymania

system F-K

1

119

Raport z kasy fiskalnej /załącznik do FVS wewnętrznej /

B 5

sprzedający usługi

3

raz w tygodniu nie później niż ostatniego dnia miesiąca za dany m-c

pracownicy A2FL

w dniu otrzymania do sprawdz.

kierownik A2FL

w dniu otrzymania do sprawdzenia

system F-K sprzedawca usług aa

1 1 1

120

Przekaz gotówki za pośrednictwem poczty

B 5

kasjer

4

przed datą wpłaty

kierownik A2FL

w dniu otrzymania do sprawdz.

A2

poczta wpłacający RK adresat

121

Nota memoriałowa

B 5

dowód obcy

2

w dniu uznania lub obciążenia

kierownik A2FM

w dniu otrzymania

pracownicy A2FL

w dniu otrzymania

A A2

wystawca system FK

1 1

122

Potwierdzenie salda Wydruk komputerowy z systemu F-K

B 5

pracownicy A2FM

2

zgodnie z okresem bilansu

z-ca kwestora kierownik A2FM

w dniu otrzymania

pracownicy A2FM

bieżąco

A A2

kontrahent kwestura

1 1

123

Wezwanie do zapłaty wydruk komputerowy z F-K

B 5

pracownicy A2FM

2

wg potrzeb

z-ca kwestora kierownik A2FM

w dniu otrzymania

pracownicy A2FM

bieżąco

A A2

dłużnik kwestura

1 1

124

Nota odsetkowa Wydruk komputerowy z systemu F-K

B5

pracownicy A2FM

2

do 5 dni od nieterminowej zapłaty

z-ca kwestora kierownik A2FM

w dniu otrzymania

pracownicy A2FM

bieżąco

A A2

kontrahent kwestura

1 1

200 KADRY, PŁACE I BHP

Lp.

DOKUMENT

Dokument sporządza i podpisuje za prawidłowe wystawienie

KONTROLA

Dokument zatwierdza

Przeznaczenie dowodu

Nazwa

Symbol

Stanowisko

Ilość egz.

Data realizacji

Formalno - merytoryczna

Formalno – rachunkowa

Komórka

Nr egz.

Kat. akt

Komórka

Data realizacji

Komórka

Data realizacji

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

201

Umowa o pracę1

B 50

RP

3

zgodnie z kodeksem pracy

kierownik RP

bieżąco

kierownik RP

bieżąco

R R1,R2,R3 A

pracownik RP A2PZ

1 2 3

202

Kwestionariusz osobowy

B 50

k

1

najpóżniej w dniu zatrudnienia

upoważniony pracownik RP

wg potrzeb

RP

wg potzreb

RP

1

203

Karta obiegowa

B 5

RP

1

wg potzreb

upoważniony pracownik RP

wg potzreb

RP

wg potrzeb

RP

1

204

Lista obecności

B 3

przygotowuje Rp podpisuje pracownik

1

najpóżniej w ostatnim dniu miesiąca poprzedniego pracownik bieżąco

RP A kierownicy jednostek /komorek/ organizacyjnych

jak w kolumnie 8

w miarę potrzeb

jednostki /komórki/ organizacyjne

1

205

Roczna kartoteka Ewidencji obecności w pracy

B 5

RP

1

wg potrzeb

RP

bieżąco

RP

bieżąco

RP

1

206

Karta Urlopowa

B 3

RP

2

wg zgodnie z planem urlopów

RP

zgodnie z planem urlopów

RP

w oparciu o plan urlopów

upoważniony pracownik RP

pracownik kwestura

1 2

207

Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy

B50

RP

3

w terminie określonym Kodeksem Pracy

RP

wg potrzeb

RP

wg potrzeb

R R1,R2,R3 A

pracownik RP kwestura

1 2 3

208

Wypowiedzenie umowy o pracę bez wypowiedzenia /konieczna uchwała związku zawodowego /

B 50

RP

4

w terminie określonym Kodeksem Pracy

RP

wg potrzeb

RP

wg potrzeb

R R1,R2.R3 A

pracownik RP kwestura zw.zawodowe

1 2 3 4

209

Wypowiedzenie umowy o pracę /konieczne uzgodnienie z Zw. Zawodowym /

B 50

RP

4

w terminie określonym Kodeksem Pracy

RP

wg potrzeb

RP

wg potrzeb

osoby upoważnione

pracownik zw,zawod. RP kwestura

1 2 3 4

210

Świadectwo pracy

B 50

RP

2

zgodnie z Kodeksem Pracy

RP

wg potrzeb

RP

wg potrzeb

RP

pracownik RP aa

1 2

300 Środki trwałe, inwestycje i gospodarka towarowa

Lp.

DOKUMENT

Dokument sporządza i podpisuje za prawidłowe wystawienie

KONTROLA

Dokument zatwierdza

Przeznaczenie dowodu

Nazwa

Symbol

Stanowisko

Ilość egz.

Data realizacji

Formalno - merytoryczna

Formalno – rachunkowa

Komórka

Nr egz.

Kat. akt

Komórka

Data realizacji

Komórka

Data realizacji

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

301

Zamówienie /zakup jednorazowy /

R1A

2

zgodnie z wymogami dostawcy

jednostka zlecająca zakup /finansująca/

w dniu otrzymania

upoważnieni pracownicy A2FL

w dniu otrzymania

A A2

dostawca R1A

1 1

B5

302

Ogłoszenie o przetargu

R1A

wg potrzeb

zgodnie z obow. przepisami

AZP

w dniu otrzymania

A A2

wg potzreb prasa,radio

B5

303

Oferta przetargowa

oferent

Przed datą przetargu

komisja przetargowa

zgodnie z procedura przetargową

komisja ds. przetargu

z procedurą przetargu

B5

304

Protokół z przetargu

komisja ds. przetargu

1

po wyborze ofert przed zakończeniem przetargu

R1A

w dniu otrzymania

w dniu otrzymania

A

R1A

1

B5

305

Ogłoszenie o unieważnieniu przetargu

B5

komisja ds. przetargu

wg potrzeb

z chwilą unieważnienia

A

wszyscy uczestnicy przetargu

306

Umowa zakupu dostaw, usług towaru

B5

R1A

3

najpóźniej na 1 dzień przed terminem realizacji

komórka /jednostka / finansująca zakup

w dniu otrzymania

A2

W dniu otrzymania

A

Dostawca Specjalista ds. Aparatury aa

1 2 3

307

Protokół odbioru robót,dostaw, usług w tym kosztorys Na wszystkich egzemplarzach oryginalne podpisy stron

B5 B101

dostawca

2

do 3 dni od wykonania

kierownik komórki zlecającej zakup, usługę

w dniu odbioru

A A2

kwestura wraz z FVZ dostawca

1 2

308

Rozliczenie usługodawcy z powierzonego materiału

B5

usługodawca

2

łącznie z protokółem odbioru

upoważnieni pracownicy AT

w dniu otrzymania

pracownicy A2KK

kwestura wraz z FVZ dostawca

1 2

309

Faktura –rachunek za wykonana usługę / oryginał/

B5 B10

dostawca

1

do 7 dni od daty odbioru robót

kierownik komórki zlecającej zakup

w dniu otrzymania

upoważnieni pracownicy A2FL

w dniu otrzymania

A A2

A2KK

1

310

Faktura –rachunek za zakupione materiały,towary, produkty

B5 B10

dostawca

1

do 7 dni od daty zakupu

kierownik komórki zlecającej zakup, usługę

w dniu otrzymania

upoważnieni pracownicy A2FL

w dniu otrzymania

A A2

A2KK wraz z OT

1

311

Nota dotycząca nieprawidłowo wystawionej faktury przez dostawcę

B5

A2FL

2

z chwilą stwierdzenia nieprawidłowości

zlecający zakup

w dniu otrzymania

A A2

A2KK dostawca

1 2

312

Dowód objęcia udziałów ,akcji obligacji

obcy

1

w dniu zakupu

R

w dniu zakupu

upoważnieni pracownicy A2FL

w dniu otrzymania

R

A2FM

1

313

Inwentaryzacja inwestycji w toku

1

Komisja Inwentaryza cyjna

1

koniec roku obrachunkowego

A1

po zakończeniu spisu z natury

A1 Z-ca Kwestora

w dniu otrzymania

Upoważn. pracownik A2KK

A2KK

1

314

Dokumentacja projektów budowy, inwestycji

AT

4

przed dniem rozpoczęcia robót

kierownik jednostki /komórki/ finansującej inwestycje

bieżąco

A

AT Wykonawca Nadzór Sporządz. dokum.

1 2 3 4

315

Założenia techniczno-ekonomiczne do momentu realizacji budowy

AT

4

przed rozpoczęciem robót

AT

bieżąco

A

AT Wykonawca Nadzór A2FM wraz z OT

316

Protokół technicznego odbioru ukończonej budowy, montażu ,zadania inwestycyjnego oraz wartości niematerialnej i prawnej

komisja odbioru

3

AT nadzór inwestorski

3 dni od otrzymania

A2FM

3 dni od otrzymania

A A2

wykonawca A2FM wraz z dokumentacja rozliczającą i OT nadzorujący

1 2 3

317

Rozliczenie zakończonej inwestycji lub wartości niematerialnej i prawnej

AT

do 7 dni od zakończenia zadania

AT nadzór inwestorski

3 dni od daty otrzymania

A2FM

w dniu otrzymania

A A2

wykonawca A2FM wraz z dokumentacja rozliczającą i OT nadzorujący

1 2 3

318

Przyjęcie środka trwałego i wartości niematerialnej i prawnej do użytkowania na podstawie FVZ, protokołu technicznego odbioru inwestycji zakończonych

OT

specjalista ds. aparatury

2

w dniu otrzymania towaru lub protokołu odbioru

kierownik jednostki /komórki/ organizacyjnej zlecającej zakup

po uzyskaniu podpisu osoby materialne odpowiedzialnej do 3 dni od otrzymania

A2FM

w dniu otrzymania

A A2

materialnie odpowiedzialny A2FM

1 2

319

Protokół przekazania środka trwałego

PT

przekazujący środek trwały

3

w dniu przekazania

przejmujący środek trwały

w dniu otrzymania

A1I

w dniu otrzymania

A A2

przejmujący śr.trwały materialnie odpowiedzialny A2FM

1 2 3

320

Zmiana miejsca użytkowania

MT

przekazujący

3

w dniu przekazania

przyjmujący środek trwały

w dniu otrzymania

A1I

w dniu otrzymania

A A2

przejmujący materialnie odpowiedzialny A2FM

1 2 3

321

Protokół z konieczności likwidacji środka trwałego

komisja

3

w dniu przeglądu

A1I

w dniu otrzymania

A1 z-ca kwestora

A2FM

1

B5

322

Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego

B 5

komisja

3

w dniu likwidacji

A1I

w dniu otrzymania

A1 z-ca kwestora

przew. komisji mater.odpowiedz.AF2KM łącznie z drukiem LT

1 2 3

323

Likwidacja środka trwałego

L T

komisja likwidacyjna

2

w dniu postawienia środka trwałego do likwidacji

A1I

w dniu otrzymania

A1 Z-ca Kwestora

Materialnie odpowiedz. A2FM łącznie z protokółem likwidacji

1 2

B 5

324

Wydruk komputerowy pola spisowego do uzgodnienia z osobami materialnie odpowiedzialnymi

A2FM

w dniu uzgodnienia

Materialnie odpowiedzialny

1

325

Zapotrzebowanie Stanowi podstawę dla A1ZT do dokonania zamówienia i zakupu. Zapotrzebowanie powinno zawierać wszystkie dane określające zamawiany towar.

druk własny

jednostka zamawiająca

2

ze stosownym wyprzedzeniem

jednostka wystawiająca

na bieżąco

jednostka wystawiająca

dyspnysponujący środkami finansowymi

A1ZT jedn. zamawia-jąca

1 2

B5

326

Zamówienie Stanowi podstawę dokonania zamówienia i zakupu towaru określonego w zapotrzebowaniu. W zamówieniu należy dokładnie i jednoznacznie określić: - nazwę dostawcy, - nr i datę zamówienia, - ilość, gatunek, symbol (jednoznaczne określenie), - cenę, o ile jest znana, - proponowany termin dostawy i sposób dostawy, - dokładny adres wysyłkowy, - warunki płatności

PU-Gm-221

A1ZT lub inna jednostka upow. do zakupów

wg potrzeb

ze stosownym wyprzedzeniem

kierownik A1ZT lub kierownik innej upow. jednostki

na bieżąco

kierownik A1ZT lub kierownik innej upow. jednostki

na bieżąco

kierownik A1ZT lub kierownik innej upow. jednostki

dostawca A1ZT

1 2

B5

327

Upoważnienie Wystawia się w przypadku odbioru towaru od dostawcy własnymi pracownikami i na własne ryzyko. Upoważnienie jest imienne i wydaje się za pokwitowaniem osobie upoważnionej do odebrania towaru od dostawcy i przekazania odbiorcy. Upoważnienia należy rejestrować.

PU-Gm-155

A1ZT lub inne upow. do zakupów

1

wg potrzeb

kierownik A1ZT lub kierownik innej upow. jednostki

na bieżąco

kierownik A1ZT lub kierownik innej upow. jednostki

dostawca

1

B5

328

Reklamacja Przypis 1)

PU-Gm-271

A1ZT lub inne upow. do zakupów

5

do 14 dni od dnia dostarczenia lub stwierdzenia wad ukrytych

kierownik A1ZT lub kierownik innej upow. jednostki

na bieżąco

kierownik A1ZT lub kierownik innej upow. jednostki

na bieżąco

A (podpisuje pismo reklamacyjne)

dostawca A2 A1ZT (odbiorca) przewożnik ubezpieczyciel

1 2 3 4 5

B5

329

Protokół reklamacyjny

OMO

4

patrz „Reklamacja”

w dniu otrzymania

A2KK

w dniu otrzymania

dostawca A2 A1ZT (odbiorca) przewożnik ubezpieczyciel

1 2 3 4 5

B5

330

Specyfikacja wysyłkowa

jednostka dokonująca wysyłki

4

po załadunku przed wysyłką

kierownik jednostki dokonującej wysyłki

w dniu otrzymania

A2KK

w dniu otrzymania

przewożnik wysyłający A2KK

1+2 3 4

B5

331

List wysyłkowy

jednostka dokonująca wysyłki

4

po załadunku przed wysyłką

kierownik jednostki dokonującej wysyłki

w dniu otrzymania

w dniu otrzymania

przewożnik wysyłający A2KK

1+2 3 4

B5

332

Umowa sprzedaży (towary lub usługi) (oryginalne podpisy stron uczestniczących w umowie na wszystkich egz. i nas każdej stronie)

jednostka sprzedająca

3

przed okresem objętym umową

kierownik jednostki sprzedającej

w dniu otrzymania

A A2

klient jednostka A2FL

1 2 3

B5

333

Przyjęcie materiałów z zewnątrz Stosuje się również do przyjęcia materiału z uzysku lub w depozyt Do dowodu załącza się kopię rachunku, specyfikację lub dowód Wz, w zależności od sposobu dostawy do magazynu.

PZ

magazynier

2

w dniu dostawy

kierownik A1ZT

na bieżąco

A2KK

na bieżąco

kierownik A1ZT

A2KK magazyn

1 2

B5

334

Wydanie materiału na zewnątrz Wystawiany w przypadku sprzedaży materiałów, przekazania do przerobu obcego, przekazania depozytów lub zwrotu opakowań wypożyczonych.

Wz

A1ZT A1T

4

wg potrzeb

kierownik A1ZT lub dysponujący materiałem

przed przekazaniem dowodu

A2KK

na bieżąco

A (w wypadku sprzedaży także A2)

A2KK odbiorca mag. komórka zlecająca

1 2 3 4

B5

335

Rozchód wewnętrzny Wydanie materiału na potrzeby wewnętrzne

Rw

osoby upoważnione

3

wg potrzeb

osoba upoważniona

na bieżąco

A lub kier.A1ZT

A2KK mag. pobierający

1 2 3

B5

336

Zwrot materiału Dokumentuje zwrot do magazynu: - materiałów pobranych, a nie wykorzystanych, - materiałów z odzysku, - opakowań

Zw

Osoby upoważnione

4

wg potrzeb

kierownik właściwej komórki lub osoba upoważniona

w dniu otrzymania

A2KK

wycena wartości zwrotu

A

A2KK mag. wystawiający

1 2 3

B5

337

Przyjęcie wewnętrzne Dokumentuje przyjęcie produkcji na magazyn Działu Wydawnictw lub innej jednostki

Pw

R2W lub inna jednostka

2

wg potrzeb

kierownik R2W

w dniu otrzymania

A2KK

wycena wartości

A

A2KK R2W

1 2

B3

338

Przesunięcie międzymagazynowe Dokument wystawiony w celu przesunięcia materiałów do innego magazynu.

DO

komórka z której materiał podlega przesun.

4

wg potrzeb

osoba dysponująca materiałem

w dniu otrzymania

A2KK

wycena wartości

osoba upow. do zatwierdzenia dowodu

A2KK mag. przyj. mag. wyd.

1 2 3

B3

339

Przyjęcie odpadu Dokumentuje przyjęcie odpadu (materiału z rozbiórki) do magazynu

PO

komórka dostarczająca odpad do magazynu

3

wg potrzeb

kierownik komórki dostarczającej odpad do magazynu

A2KK

wycena wartości

A2KK mag. wystawiający

1 2 3

B3

340

Protokół odzysku materiałów (załącznik do Zw)

zainteresowana jednostka

wg potrzeb

do 3 dni od daty wysortowania materiału

kierownik zainteresowanej jednostki

w dniu otrzymania

A2KK

w dniu otrzymania

A2

A2KK jednostki usługodawca

1 2 3

B5

341

Rozliczenie zużycia materiałów (załącznik do Rw, rachunku – faktury za dostawę materiałów, robót,usług z powierzonego materiału)

zainteresowana jednostka

wg potrzeb

do 3 dni od daty wysortowania materiału

kierownik zainteresowanej jednostki

w dniu otrzymania

A2KK

w dniu otrzymania

A2

A2KK jednostki usługodawca

1 2 3

B5

400 INWENTARYZACJA

Lp.

DOKUMENT

Dokument sporządza i podpisuje za prawidłowe wystawienie

KONTROLA

Dokument zatwierdza

Przeznaczenie dowodu

Nazwa

Symbol

Stanowisko

Ilość egz.

Data realizacji

Formalno - merytoryczna

Formalno – rachunkowa

Komórka

Nr egz.

Kat. akt

Komórka

Data realizacji

Komórka

Data realizacji

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

401

Zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie Dokument zabezpiecza interesy Uczelni na wypadek stwierdzenia braków w powierzonym majątku.

druk własny

RP

2

kierownik jednostki pracownika

przed powierzeniem majątku

RP A1I

1 2

BE 10

402

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej

druk własny

jednostka org.

wg potrzeb

przed powierzeniem majątku

kierownik jednostki

przed powierzeniem majątku

RP (teczki pracowników)

B5

403

Plan inwentaryzacji ciągłej Sporządzany na 4 lata.

druk własny

A1I

3

listopad

PKI, A

grudzień

R

A1I PKI A2

1 2 3

404

Arkusz spisu z natury (druk ścisłego zarachowania)

AS

A1I

2

wg planu inwentaryzacji

A1I

po zakończeniu inwentaryzacji

A2KK

18 dni po złożeniu arkuszy

A2 A1I

1 2

B5

405

Arkusz spisu z natury (druk ścisłego zarachowania)

Zlec. 27/86

A1I

2

wg planu inwentaryzacji

A1I

po zakończeniu inwentaryzacji

A2KK

18 dni po złożeniu arkuszy

A2 A1I

1 2

B5

406

Arkusz spisu z natury (druk ścisłego zarachowania)

PU-Gm-140

A1I

2

wg planu inwentaryzacji

A1I

po zakończeniu inwentaryzacji

A2KK

18 dni po złożeniu arkuszy

A2 A1I

1 2

B5

407

Pomocniczy arkusz spisu z natury

408

Oświadczenie o przekazaniu wszelkich dowodów Sporządza osoba materialnie odpowiedzialna na żądanie przewodniczącego zespołu spisowego. Sporządzenie tego dokumentu warunkuje rozpoczęcie czynności spisowych

Druk własny

osoba materialnie odpow.

2

przed spisem

przewodniczący zespołu spisowego

przed spisem

A2KK A1I

1 2

B5

409

Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych

PU-Gm-144

A2KK

3

18 dni po złożeniu arkuszy

A2

18 dni po złożeniu arkuszy

A2

18 dni po złożeniu arkuszy

PKI OMO A2KK

1 2 3

B5

410

Protokół z posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych

druk własny

KI (A1I)

2

50 dni od zakończenia inwentaryzacji

A2

50 dni od zakończenia inwentaryzacji

A2

50 dni od zakończenia inwentaryzacji

A

A2KK A1I

1 2

B5

411

Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej o prawidłowości przeprowadzenia spisu

druk własny

OMO

2

ostatnim dniu spisu

A2

A2 A1I

1 2

B5

412

Sprawozdanie zespołu spisowego Forma opisowa. Zawiera istotne treści, których nie można ująć w arkuszach spisowych, m.in. - sposób wyliczenia materiałów, - sposób użytkowania, oznakowania, użytkowanie przedmiotów zużytych

druk własny

zespół spisowy

2

natychmiast po zakończeniu spisu

przewodniczący Komisji Inwentaryz.

natychmiast po zakończeniu spisu

w zależności od treści protokółu

A2 A1I

1 2

B5

413

Protokół wybrakowania inwentarza

druk własny

OMO

2

w miarę potrzeb

A1I

natychmiast po dostarczeniu

kierownik jednostki

A1I OMO

1 2

B5

414

Protokół likwidacji

druk własny

A1I

2

po oględzinach i sprawdzeniu dokumentacji

A1I

na bieżąco

R A (do określonej wartości)

A2FM OMO

B5

415

Potwierdzenie salda

A2

2

zgodnie z ustawą o rachunkowości lub w razie potrzeby

A2

A2 A

odbiorca A2

1 2

B5

416

Protokół kontroli kasy

wg dyspozycji kwestora

1

w chwili kontroli

A2

w dniu otrzymania

A2

1

B5

500 STATKI I TRANSPORT

Lp.

DOKUMENT

Dokument sporządza i podpisuje za prawidłowe wystawienie

KONTROLA

Dokument zatwierdza

Przeznaczenie dowodu

Nazwa

Symbol

Stanowisko

Ilość egz.

Data realizacji

Formalno - merytoryczna

Formalno – rachunkowa

Komórka

Nr egz.

Kat. akt

Komórka

Data realizacji

Komórka

Data realizacji

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

501

Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu Formalne powierzenie pojazdu kierowcy, przekazanie do remontu itp.

A1ZT

2

przed przekazaniem

kierownik A1ZT

przed przekazaniem

użytkownik A1ZT

1 2

502

Zamówienie na przydział samochodu Pozwala na wcześniejsze zorientowanie się A1ZT w potrzebach przewozowych. Służy do ustalenia celowości wyjazdu i do koordynacji przewozów

druk własny

zamawiający

1

wg potrzeb

kierownik A1ZT

natychmiast po złożeniu zamówienia

A, A1 (tylko obciążające koszty ogólne)

A1ZT

1

B3

503

Karta drogowa Ewidencja pracy pojazdu

504

Karta eksploatacyjna pracy pojazdu i zużycia paliwa Służy do rozliczenia przebiegu pojazdu i kosztów paliwa

druk własny

A1ZT

2

do 3 dni po upływie miesiąca

kierownik A1ZT

do 3 dni po upływie miesiąca

kierownik A1ZT

sprawdzenie zgodności rachunkowej

A1

A2 A1ZT

1 2

B3

505

Zestawienie godzin pracy kierowców Służy do rozliczenia czasu pracy kierowców. Sporządzane na podstawie kart drogowych.

druk własny

A1ZT

2

do 7 dni po upływie miesiąca

kierownik A1ZT

do 8 dni po upływie miesiąca

A1

A2 A1ZT

1 2

B3 B3

506

Umowa o korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych Dotyczy osób posiadających zgodę Rektora

druk własny

A1ZT

2

po uzyskaniu zgody Rektora

kierownik A1ZT

umowę podpisuje A

A1ZT pracownik

1 2

B3

507

Oświadczenie na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych

druk własny

uprawniony pracownik

1

do 3 dnia następnego miesiąca

kierownik A1ZT

w dniu otrzymania

A2

w dniu otrzymania

A2 A

A2

1

B5

508

Wniosek o wyrażenie zgody odbycia podróży służbowej samochodem prywatnym (Załącznik do polecenia wyjazdu służbowego)

pracownik (potwirdza dysponent środków finansowych)

1

przynajmniej 2 dni przed wyjazdem

kierownik A1ZT

w dniu otrzymania

w dniu otrzymania

A Lub A1

A2FL

1

B5

509

Preliminarz podróży Stanowi informację o wysokości przewidywanych wydatków dewizowych w trakcie podróży. Zaakceptowany jest upoważnieniem do dokonywania operacji finansowych za granicą. Integralną częścią jest zezwolenie na zakup prowiantu za granicą

druk własny

ochmistrz

2

przed podróżą

kapitan

R3S

kierownik R3S

R3S statek

1 2

B5

510

Kapitański raport kasowy Sporządzany każdorazowo po zakończeniu podróży i rejestruje wszystkie gotówkowe operacje dewizowe rejsu. Załącznikami do raportu są wszelkie dokumenty obrotu gotówkowego dewizowego 1)

druk PLO

ochmistrz

3

po zakończeniu podróży

kapitan

R3S inspektor

kierownik R3S

A2 R3S statek

1 2 3

B5

511

Rozliczenie dodatku zagranicznego Sporządzany odrębnie dla załogi stałej, studentów AM i innych uczestników podróży. Wraz z zestawieniem zaliczek dewizowych dołącza się do kapitańskiego raportu kasowego.

druk własny

ochmistrz

2

po zakończeniu podróży

kapitan

R3S inspektor

kierownik R3S

A2 statek

1 2

B5

512

Zestawienie zaliczek dewizowych

513

Rozliczenie przychodów i rozchodów inwentarza

druk PLO

osoba materialnie odp.

2

do 10 dni po zakończeniu kwartału i po zakończeniu rejsu

kapitan

R3S

A2 statek

1 2

B5

514

Zlecenie zdjęcia Odpowiednik protokółu likwidacji na lądzie. W przypadku likwidacji urządzeń technicznych potrzebne ekspertyzy wiarygodnych jednostek. Należy przekazać do Kwestury dokument sprzedaży (przekazania) złomu.

Druk PLO

osoba materialnie odp. kapitan akceptuje

2

wg potrzeb

B5

515

Rozliczenie zużycia paliwa

druk własny

starszy mechanik

2

do 10 dnia miesiąca

kapitan

kierownik R3S

A2 statek

1 2

516

Zamówienie prowiantowe (zamówienia publiczne)

517

Zezwolenie na zakup prowiantu za granicą Wystawiany w przypadkach braku odpowiedniego asortymentu w kraju lub z uwagi na warunki przechowania na statku

druk własny

ochmistrz

2

przed rejsem, ale po dokonaniu odbioru prowiantu

inspektor ds. intendenckich

kierownik R3S

R3S statek

1 2

B5

518

Rachunki prowiantowe krajowe i zagraniczne (chyba zbędna pozycja)

519

Rozliczenie reprezentacji Limit roczny na reprezentację sporządza kierownik Dz. Armatorskiego, zatwierdza Rektor. Nie wydane środki nie podlegają kumulacji w następnych rejsach

Druk własny

ochmistrz

2

po rejsie

kapitan

dołączany do raportu kapitańskiego

A2 statek

1 2

B5

520

Rozliczenie prowiantowe

Druk własny

ochmistrz

2

kwartalnie lub po rejsie trwającym dłużej niż 3 m-ce

kapitan

R3S

kierownik R3S

A2 statek

1 2

B5

521

Rozliczenie kantyny (jak wyżej – w całości)

522

Rozliczenie opakowań zwrotnych (jak wyżej – w całości)

523

Książeczka odzieżowa Dokument w posiadaniu pracownika , służy do ewidencjonowania wydanej odzieży ochronnej i roboczej. Ewidencję wydanych książeczek wraz z pokwitowaniami pracowników posiada ochmistrz. Zapisów dokonuje ochmistrz – pracownik kwituje odbiór.

druk własny

ochmistrz

1

na bieżąco

statek

1

524

Rozliczenie wydanej odzieży Załącznik do przychodów i rozchodów inwentarza

druk własny

ochmistrz

3

kwartalnie

kapitan

Kwestura Dz. A. statek

1 2 3

525

Kartoteka odzieżowa Ewidencja wydanej pracownikom przez ochmistrza odzieży ochronnej i roboczej – oddzielnie dla każdego stałego pracownika Umożliwia bieżącą kontrolę okresów użytkowania i zasadność wydania nowej oraz stanowi podstawę do rozliczenia z nie wynoszonej odzieży.

druk własny

inspektor ds. intendenckich

1

po otrzymaniu rozliczenia wydanej odzieży

kierownik R3S

R3S

3

526

Karta pracy

druk własny

527

Zestawienie godzin nadliczbowych i prac dodatkowych

528

Rozliczenie dni wolnych

druk własny

ochmistrz

3

kapitan

Inspektor R3S

RP R3S statki

1 2 3

529

Rozliczenie dodatku okrętowego

druk własny

ochmistrz

2

Inspektor R3S

A2 statek

1 2

530

Wniosek premiowy (wszystko – jak wyżej)

531

Wykaz strawnego (jak wyżej – wszystko)

532

Protokół przyjęcia obowiązków kapitana statku

druk własny

zdający przejmujący

3

R3S zdający przejmujący

1 2 3

533

Zobowiązanie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej

druk własny

RP

2

RP. R3S.

1 2

BE

600 SZKODY I UBEZPIECZENIA MAJĄTKOWE

Lp.

DOKUMENT

Dokument sporządza i podpisuje za prawidłowe wystawienie

KONTROLA

Dokument zatwierdza

Przeznaczenie dowodu

Nazwa

Symbol

Stanowisko

Ilość egz.

Data realizacji

Formalno - merytoryczna

Formalno – rachunkowa

Komórka

Nr egz.

Kat. akt

Komórka

Data realizacji

Komórka

Data realizacji

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

601

Zestawienie majątku do ubezpieczenia

A1

2

na 30 dni przed terminem ubezpieczenia

A1

w dniu otrzymania

A2

w dniu otrzymania

A

ubezp. A2

1 2

B10

602

Polisa ubezpieczeniowa

ubezpieczyciel

2

w dniu zawarcia ubezpieczenia

A

w dniu otrzymania

A2

w dniu otrzymania

A

ubezp. A2

1 2

B10

603

Notatka służbowa o ujawnieniu szkody

osoba materialnie odp. lub osoba ujawniająca szkodę

3

w dniu stwierdzenia szkody

A1G

nie póżniej niż w dzień po ujawnieniu szkody

A2

w dniu otrzymania

ubezp. A2 osoba materialnie odp.

1 1 2

B5

604

Protokół oględzin szkody

komisja

2

nie póżniej niż w dzień po ujawnieniu szkody

A

w dniu otrzymania

ubezp. A2

1 2

B5

605

Obliczenie wartości szkody

A2

2-3

do 4 dni od daty oględzin szkody

A2

w dniu otrzymania

osoba odp. za prowadzenie ksiąg

ubezp. organ ścigania A2

1 (2) 2 (3)

B5

606

Pokwitowanie odebrania przedmiotu kradzieży i protokół przekazania tego przedmiotu materialnie odpowiedzialnemu

A2

4

w chwili wykonywania czynności

A2

w dniu otrzymania

A2 sprawca osoba materialnie odp. organ ścigania

1 2 3 4

[1]

607

1. Postanowienie o umorzeniu dochodzenia 2. Nakaz karny 3. Wyrok 4. Orzeczenie

organ orzekający

1

w dniu orzeczenia

A2 ubezp.

1 2

jw

608

Zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela wraz z kompletem dokumentacji (pkt. 603-605)

A

3

zgodnie z warunkami umowy

osoba odp. za prowadzenie ksiąg rachunkowych

ubezp. A2 A1

1 2 3

B5

609

Likwidacja szkody przez ubezpieczyciela

ubezpieczyciel

1

zgodnie z umową

A1 A2

1 2

B5

---

1 38 ust.1 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (DZ.U z 1999 r. Nr 109 poz.1245 ze zm.

2 38 ust.1 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (DZ.U z 1999 r. Nr 109 poz.1245 ze zm.

4 art.22 ust.2 ustawy o rachunkowości

5 art. 22 ust.3 ustawy o rachunkowości

1 Ustawa o rachunkowości art.3,ust.1.pkt 15

1 do Zarz. rektora WSM z 25.09.1995 RB-0512/8/95 w sprawie zakładowego planu kont

2 Ustawa o rachunkowości art. 32 ust.4

1 Zgodnie z Kodeksem Pracy i ustawą o szkolnictwie wyższym

1 koszty ulepszenia ,rozbudowa środka trwałego przez cały okres użytkowania, remont B10 pozostałe B 5

[1] dowody księgowe B5, akta spraw karnych B5, cywilnych B10 – okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy