I PRZEPISY ARCHIWALNE
1.
Postanowienia
ogólne
1.1. Instrukcja reguluje obieg pism i akt wewnątrz Uczelni od chwili ich wpływu lub powstania do momentu przekazania do archiwum państwowego.
1.2. Zasady obiegu pism zawarte w instrukcji dotyczą akt jawnych.
1.3. Postępowanie z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy.
1.4. Instrukcja opracowana została z uwzględnieniem następujących przepisów:
- ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j. t. Dz. U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396),
- rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167, poz. 1375).
1.5. Przez określenia użyte w instrukcji należy rozumieć:
- akta - księgi, rejestry, mapy, wydruki, fotografie, nagrania itp.,
- wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja dokumentacji powstającej w Uczelni,
- znak sprawy - zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i grupy akt,
- teczka spraw - skoroszyt, segregatory itp., służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt, objętych tą samą grupą ustaloną wykazem akt; zamykana na koniec roku i stanowiąca odrębną jednostkę archiwalną,
- przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp. oraz otrzymywane i nadawane telegramy i faksy,
- czystopis - ostateczna forma tekstu dokumentu lub pisma przygotowana do podpisu,
- materiały archiwalne - dokumentacja o znaczeniu historycznym (kat. A),
- dokumentacja niearchiwalna - dokumenty posiadające czasowe znaczenie praktyczne (kat. B) oraz dokumenty manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu (kat. Bc),
- dokumenty BE - dokumenty podlegające ekspertyzie po określonym okresie przechowywania,
- pracownik (referent) - osobę, która załatwia (referuje) daną sprawę, opracowuje pismo i przygotowuje wniosek do decyzji kierownika oraz ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie Instrukcji,
- komórka organizacyjna (komórka) - jednostka organizacyjna lub komórka administracyjna albo samodzielne stanowisko,
- komórka wiodąca (macierzysta) - komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów /akt/,
- Kwestura - komórki i stanowiska podległe Kwestorowi (bez bliższego określenia).
1.6 Nazwy i symbole komórek organizacyjnych przedstawia schemat organizacyjny (załącznik nr 1).
1.7 Instrukcja nie normuje wykorzystania informatyki w czynnościach kancelaryjnych.
1.8 Przestrzeganie postanowień niniejszej Instrukcji jest obowiązkiem wszystkich pracowników Uczelni.
1.9 Nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej sprawują kierownicy komórek organizacyjnych.
2. System
kancelaryjny i wykaz akt
2.1 Przyjętym w instrukcji systemem kancelaryjnym jest mieszany system kancelaryjny, oparty na rzeczowym wykazie akt. Oprócz tego prowadzi się rejestry pism wchodzących i wychodzących.
2.2 Korespondencję rejestrują:
a) Kancelaria Główna,
b) sekretariaty: Rektora, Prorektorów i Dyrektora Administracyjnego,
c) dziekanaty wydziałów,
d) sekretariaty katedr i jednostek międzywydziałowych,
e) Kwestura.
2.3 Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Uczelni, klasyfikację akt powstających w toku działalności Uczelni oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Uczelni oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.
Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
2.4 Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
W
ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej
szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do
symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz
dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu
oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-
2.5 Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych Uczelni będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będzie symbol literowy stanowiący oznaczenie nazwę danej komórki organizacyjnej.
2.6 Końcowe tytuły klas są tytułami jednorodnych teczek akt.
2.7
Jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2
do niniejszej instrukcji, obowiązuje wszystkie komórki Uczelni.
2.8 W komórkach
organizacyjnych, dla poszczególnych klas rzeczowego wykazu akt, zakłada się
teczki aktowe, do których dołącza się spisy spraw. W spisach rejestrowane są
chronologicznie wszystkie sprawy. Spisy spraw są integralną częścią teczek akt.
2.9 Klasyfikacja i rejestrowanie spraw odbywa się na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
2.10 Komórki organizacyjne są zobowiązane sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
2.11 Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
- nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
- pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej (o najdłuższym okresie przechowywania) kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
2.12 Wyciąg z wykazu
akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje
dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum
Uczelni.
3.
Kategorie
akt
3.1. Akta wytworzone i gromadzone ze względu na wartość archiwalną dzieli się na:
- materiały archiwalne oznaczone symbolem "A"(kategoria A),
- dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem "B" (kategoria B).
3.2. Do kategorii A należą akta posiadające wartość historyczną lub szczególne znaczenie dla kraju, resortu, Uczelni i nauki. Są to między innymi:
a) akta normatywne Uczelni (statuty, schematy organizacyjne, zarządzenia, regulaminy, instrukcje),
b) protokoły posiedzeń, narad, komisji (senatu, kolegium rektorskiego, rady wydziału),
c) akta obrazujące rozwój i działalność Uczelni,
d) preliminarze i sprawozdawczość roczna,
e) analizy i materiały prac naukowo – badawczych,
f) inne akta, zgodnie z ramowym podziałem akt.
3.3. Do kategorii B, z dodaniem cyfr arabskich, należą akta o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie okresu przechowywania, określonego w rzeczowym wykazie akt, akta te przeznacza się do zniszczenia, po uzyskaniu na to zgody archiwum państwowego.
3.4. Do kategorii
Bc należą akta nie posiadające trwałego znaczenia, które po ich wykorzystaniu
ulegają wybrakowaniu w komórce i
przekazaniu do zniszczenia (bez przekazywania do Archiwum Uczelni).
3.5. Do kategorii BE, z dodaniem cyfr arabskich, należą akta, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.
Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może zastosować zmiany kategorii tej dokumentacji.
Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
4.
Obieg
dokumentów i pism
4.1. Obieg dokumentów i pism wewnętrznych Uczelni powinien być bezpośredni (z komórki do komórki).
4.2. Obieg pism pomiędzy komórkami odbywa się za pokwitowaniem w książce doręczeń lub rejestrze korespondencyjnym.
4.3. Ustala się następujące punkty zatrzymania dokumentów i pism:
a) Kancelaria Główna – przyjmuje, rejestruje w rejestrze korespondencyjnym i rozdziela korespondencję według wskazówek Rektora lub Dyrektora Administracyjnego oraz prowadzi ekspedycję korespondencji na zewnątrz,
b) sekretariaty i dziekanaty (pkt 2.2 b, c, d) – przyjmują korespondencję z Kancelarii Głównej i innych komórek, przedstawiają do dekretacji, a następnie przekazują zgodnie z dekretacją, względnie przekazują do wysyłki,
c) kierownicy komórek organizacyjnych – rozdział pism w komórce.
5.
Odbiór
korespondencji
5.1. Korespondencję adresowaną do Uczelni oraz jej komórek, odbiera i kwituje pracownik Kancelarii Głównej. Odbiór i doręczenie korespondencji w urzędzie pocztowym odbywa się na podstawie upoważnienia.
5.2. Odbierający przesyłki - przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe - sprawdza prawidłowość zaadresowania i stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzeń, dokonuje odpowiedniej adnotacji na kopercie lub opakowaniu i żąda sporządzenia protokołu przez pracownika poczty o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Protokół ten wraz z kopertą przesyłki przechowuje się w Kancelarii Głównej.
5.3. Korespondencję doręczoną bezpośrednio do Uczelni przyjmuje Kancelaria Główna, natomiast pakiety (paczki) mogą przyjmować inne komórki.
5.4. Wszystkie przesyłki adresowane do Uczelni otwiera Kancelaria Główna. Wyjątek stanowią przesyłki adresowane na komórki, stanowisko lub nazwisko, które kancelaria przekazuje do odpowiednich komórek bez otwierania i rejestrowania.
5.5. Po otworzeniu koperty sprawdza się, czy nie zawiera ona mylnie skierowanego pisma oraz czy dołączono wyszczególnione w piśmie załączniki.
5.6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
5.7. Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się do pism
- jeśli przesyłka była uszkodzona (razem ze stosownym protokołem),
- dla których istotna jest data nadania ze względu na termin sprawy, której pismo dotyczy,
- w których brak nadawcy lub daty pisma,
- mylnie skierowanych lub budzących takie wątpliwości,
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
- w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością.
5.8. Odbiór i doręczenie przesyłek tajnych odbywa się w sposób określony odrębnymi przepisami.
5.9. Korespondencję omyłkowo skierowaną do Uczelni kancelaria zwraca w urzędzie pocztowym lub bezpośrednio kieruje do adresata.
5.10. Pisma kierowane bezpośrednio do Uczelni pracownik Kancelaria Głównej kwituje na kopii lub w księdze doręczeń nadawcy.
6.
Rozdział
korespondencji
6.1. Pracownicy Kancelarii oraz odpowiednich sekretariatów, rektoratów i Kwestura (pkt 2.2) rejestrują odebraną korespondencję w rejestrach korespondencyjnych.
6.2. W rejestrze ujmuje się wyłącznie pisma z jednostek nadrzędnych i centralnych, skargi i wnioski, telegramy, faksy oraz poczta elektroniczna.
Listy polecone i priorytetowe, pisma procesowe i przesyłki wartościowe rejestruje wyłącznie Kancelaria Główna.
6.3. Rejestracji nie podlegają:
- wydawnictwa legislacyjne (Dziennik Ustaw, Monitor Polski, Dzienniki Urzędowe),
- czasopisma, gazety, ogłoszenia, druki reklamowe, prospekty,
- zaproszenia, komunikaty, biuletyny informacyjne itp.
6.4. Stempel wpływu (wzór - zał. nr 3) umieszcza się na pierwszej stronie w górnej części pisma (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty). W obrębie stempla wpisuję się liczbę rejestru (kolejny numer z rejestru).
6.5. Na rachunkach, notach i innych dokumentach finansowych stempel odciska się na odwrocie dokumentu.
6.6. Nie należy umieszczać stempla wpływu na oryginalnych dokumentach o charakterze świadectwa, zaświadczenia, opinii, druku, itp. przesłanych bez pisma towarzyszącego. Stempel wpływu odciska się w tym przypadku na załączonej do dokumentu kartce papieru lub kopercie.
6.7. Korespondencję skierowaną do komórki odbiera upoważniony pracownik.
6.8. Mylnie skierowane pisma zewnętrzne należy niezwłocznie zwrócić do Kancelarii, która przekaże je właściwej komórce, dokonując odpowiedniej zmiany w rejestrze korespondencyjnym.
7.
Przegląd i
przydzielanie korespondencji
7.1. Kierownicy komórek przeglądają otrzymaną korespondencję oraz wyznaczają komórki lub osoby do załatwienia poszczególnych spraw.
7.2. W razie potrzeby kierownik może umieścić na pismach uwagi, dyspozycje i decyzje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy.
7.3. Kontrolę załatwienia spraw pilnych i terminowych jednostki prowadzą za pomocą odpowiednich terminarzy. Obowiązkiem wyznaczonego do tej czynności pracownika jest sygnalizowanie kierownikowi mającej ewentualnie nastąpić zwłoki. Sposób prowadzenia terminarza jest dowolny.
8.
Rejestrowanie
i znakowanie sprawy
8.1. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Uczelni. Dalszych pism (w danej sprawie) nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt w porządku chronologicznym nadając im ten sam znak sprawy. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 4.
8.2. Do obowiązku sekretariatu (referenta) należy zarejestrowanie sprawy. W przypadku, gdy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, dołącza pismo do akt sprawy (poprzedników), natomiast gdy pismo rozpoczyna sprawę, przed przystąpieniem do załatwienia, należy je zarejestrować.
8.3. Rejestrowanie sprawy polega na wpisaniu do spisu spraw i nadaniu znaku.
8.4. Na pismach przychodzących znak sprawy umieszcza się w obrębie stempla wpływu (wzór - zał. nr 3), a na pismach wychodzących w odpowiednim miejscu nadruku lub w lewym górnym rogu pod pieczątką.
8.5. Znak sprawy składa się z następujących elementów:
a) symbolu literowego komórki organizacyjnej,
b) symbolu cyfrowego klasy akt zgodnego z wykazem akt (hasła wykazu akt, będącego jednocześnie numerem teczki),
c)numeru kolejnego sprawy w teczce (lub numer podteczki),
d) dwie ostatnie cyfry roku powstania sprawy.
Przykład: znak sprawy RWM-023/2/04 dotyczy pisma zarejestrowanego w Dziekanacie Wydziału Mechanicznego (RWM), sprawa dotyczy opinii prawnej (023), jest drugą sprawą w teczce i powstała w 2004 roku.
8.6. Akta sprawy przechowuje się w teczce oznaczonej hasłem i symbolem wykazu akt.
8.7. Teczki spraw przechowuje się w segregatorach, na których grzbietach wypisuje się symbole znajdujących się tam akt.
8.8. Sprawy zgrupowane w jednej teczce (o jednym haśle) oznacza się liczbami porządkowymi i układa w kolejności dat wpływu lub powstania.
8.9. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
8.10. Sprawy nie zakończone w danym roku kalendarzowym, załatwiane są w roku następnym bez zmiany znaku sprawy i ponownego rejestrowania w spisie spraw.
8.11. W przypadku wszczęcia sprawy, którą ostatecznie załatwiono, a jej akta odłożono do właściwej teczki w roku ubiegłym, przenosi się do spisu spraw roku bieżącego, umieszczając stosowną uwagę w poprzednim spisie spraw.
8.12. Jeżeli dana komórka posiada małą ilość spraw pod hasłem niższego stopnia wykazu akt, można założyć teczkę nadając jej bardziej ogólne hasło wyższego stopnia, pod warunkiem, że w jednej teczce przechowywane są akta jednej kategorii archiwalnej.
8.13. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.
8.14. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy w podteczce będzie: znak akt teczki macierzystej (023), kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw (2), kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki (7) oraz dwie ostatnie cyfry roku (02) np. RWM-023/2/7/04.
8.15. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Zbiór spisów spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
8.16. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w pkt 8.3, zakłada się rejestry, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach.
8.17. Każdy rejestr otrzymuje własny symbol (znak).
8.18. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik komórki.
8.19. Rejestry prowadzą referenci spraw.
8.20. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
8.21. Rejestry mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
8.22. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
9.
Załatwianie
spraw
9.1. Sprawy załatwia się pisemnie i ustnie.
9.2. W przypadku załatwienia spraw telefonicznie, z rozmowy należy sporządzić notatkę służbową podając w niej rodzaj sprawy, sposób załatwienia oraz nazwisko osoby, z którą rozmawiano. Ważniejsze rozmowy telefoniczne należy potwierdzić pismem.
9.3. Załatwiając sprawę pisemnie należy przestrzegać następujących zasad:
a) każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem; łączenie w jednym piśmie kilku spraw uniemożliwia ich prawidłowe znakowanie, segregowanie i przechowywanie,
b) odpowiedź pisemna powinna zawierać powołanie się na datę i znak pisma dotyczącego sprawy, a także jej zwięzłe określenie,
c)adresata i jego adres na piśmie podaje się w pierwszym przypadku i umieszcza się z prawej strony,
d) sposób wysyłki, inny niż zwykły, należy wyraźnie określić.
9.4. Sposób załatwiania pisma zawierającego kilka spraw jest następujący:
a) jeżeli pismo zawiera kilka spraw dotyczących różnych jednostek, pracownik otrzymujący pismo sporządza lub zleca sporządzenie odpowiedniej ilości kopii i przesyła je do zainteresowanych jednostek,
b) jednostek jeżeli pismo zawiera kilka spraw załatwionych przez jednego pracownika, kopie pisma umieszcza się we właściwych teczkach.
9.5. Pismo kierowane do kilku adresatów sporządza się w odpowiedniej ilości egzemplarzy.
9.6. W korespondencji wewnątrz Uczelni dopuszcza się odręczne załatwienie sprawy. Pismo odręczne może być sporządzone jako notatka pod treścią oryginału.
9.7. Pismo odręczne winno zawierać:
a) nazwę i symbol komórki organizacyjnej,
b) datę i numer pisma,
c)podpis osoby załatwiającej.
9.8. Na polecenie przełożonego lub w razie potrzeby sporządza się notatkę służbową, wyjaśniającą określoną sprawę, względnie stanowiącą materiał do decyzji kierownika.
9.9. Komórki Uczelni sporządzają pisma we własnym zakresie.
9.10. Pisma skierowane na zewnątrz Uczelni sporządza się na papierze firmowym.
10.
Podpisywanie
pism
10.1. Wszystkie pisma wysyłane na zewnątrz Uczelni, kierowane do ministerstw, urzędów, instytucji, przedsiębiorstw, organizacji, prasy, przedstawicieli państw obcych itp. podpisuje Rektor, Prorektor, Dyrektor Administracyjny stosownie do posiadanych kompetencji lub osoby przez nich upoważnione.
10.2. Pisma kierowane do podpisu przez Rektora, Prorektorów i Dyrektora Administracyjnego winno być parafowane przez kierownika komórki organizacyjnej Uczelni, występującej o podpis. Parafa wraz z imienną pieczątką powinna być złożona na pierwszej kopii pisma, w lewym dolnym rogu.
10.3. Pisma zawierające zobowiązania finansowe podpisuje Kwestor, który składa swój podpis na lewo od podpisu Rektora, Prorektora lub Dyrektora Administracyjnego albo osób upoważnionych.
10.4. Kierownicy komórek organizacyjnych mogą podpisywać pisma wychodzące z Uczelni na podstawie upoważnień Rektora lub Dyrektora Administracyjnego.
10.5. Kierownicy komórek organizacyjnych podpisują pisma kierowane do innych komórek Uczelni oraz do podległych sobie zespołów, działów itp.
10.6. Podpisujący składa swój podpis pod treścią, po prawej stronie pisma. Podpis powinien być zaopatrzony w pieczątkę lub nadruk oznaczający stanowisko, tytuł i nazwisko podpisującego.
10.7. Pisma o tej samej treści wysyłane w większej liczbie można zaopatrzyć w faksymile podpisującego, jeżeli pisma takie nie mają charakteru dokumentów i nie są adresowane do jednostek nadrzędnych, organów administracji państwowej, samorządowej i organów centralnych, jak również nie są pismami poufnymi.
W przypadku użycia faksymile pismo pozostające w aktach sprawy aprobujący musi podpisać własnoręcznie.
10.8. Sposób podpisywania indeksów, legitymacji, świadectw itp. ustalają odrębne przepisy.
10.9. Pisma szczególnie ważne oraz dokumenty o charakterze świadectwa, legitymacji, dyplomów pieczętuje się okrągłą pieczęcią Uczelni, przechowywaną w Dziale Spraw Pracowniczych.
11.
Wysyłanie
korespondencji
11.1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego przesyłką listową, faksem lub na nośniku informatycznym (wysyłanym przesyłką pocztową) albo przekazywana pocztą elektroniczną.
11.2. Wysyłkę pism prowadzi centralnie Kancelaria Główna.
11.3. Komórki Uczelni przekazują Kancelarii Głównej listy (pisma) wraz z zaadresowanymi kopertami i zamieszczoną na nich dyspozycją dotyczącą rodzaju przesyłki (np. polecona). Brak takiej dyspozycji na kopercie oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
11.4. Kancelaria Główna wykonuje następujące czynności wysyłkowe:
a) nakleja znaczki pocztowe,
b) uzupełnia pieczęcie, stemple i dyspozycje wysyłkowe (polecony, ekspres, pilne itp.),
c)prowadzi rejestr przesyłek:
– poleconych – w książce przesyłek pocztowych,
- zwykłych – w dzienniku korespondencji wychodzącej,
- miejscowych – w książce doręczeń,
d) przekazuje przesyłki poczcie
11.5. Pisma poufne przesyła się do Kancelarii Głównej w zaklejonej kopercie z napisem „poufne”. Kancelaria wkłada taką kopertę do innej, już bez symbolu „poufne”, a następnie wysyła jako list polecony.
11.6. Pisma do jednego adresata przesyła się w jednej kopercie.
11.7. Zawiadomienia i druki przesyła się w miarę możności bez kopert, składając je tak, aby widoczny był adres odbiorczy i nadawczy.
12.
Przechowywanie
akt
12.1. Jeżeli zarejestrowane pismo przekazuje się innemu pracownikowi do dalszego załatwienia w rubryce „uwagi” spisu spraw nanosi się stosowną adnotację np. ołówkiem, którą należy usunąć po zwrocie pisma.
12.2. Zarejestrowane, a nie załatwione pismo przechowuje się w teczce „sprawy do załatwienia”. Jeżeli pism jest więcej pracownik może posiadać kilka teczek, segregując sprawy według dziedzin.
12.3. Akta sprawy ostatecznie załatwionej włącza się do odpowiedniej teczki, wpisując w spisie spraw datę załatwienia sprawy.
12.4. Teczki zawierające akta oznacza się na stronie tytułowej następująco:
a) w lewym górnym rogu umieszcza się pieczątkę nagłówkową komórki organizacyjnej,
b) pod pieczątką z lewej strony umieszcza się znak akt i symbol komórki organizacyjnej,
c) kategorię archiwalną wpisuje się na tej samej wysokości co znak akt – z prawej strony karty tytułowej,
d) na środku tytuł tomu akt, a pod nim daty skrajne (pierwszej i ostatniej sprawy),
e) w dolnej części karty wpisuje referent nr pozycji ze spisu akt przekazanych do archiwum.
12.5. Jeżeli teczki przechowuje się w segregatorach, numery teczek należy wpisać na grzbiecie segregatora (w miarę możliwości również hasła spraw).
12.6. Pobranie lub wypożyczenie pisma albo akt sprawy z teczki odbywa się za pokwitowaniem. W miejsce wyjętych dokumentów wstawia się kartkę zastępczą, zawierającą następujące dane:
a) znak sprawy,
b) numery wyłączonych pism,
c)hasło sprawy, lub krótka treść pisma,
d) kto pobrał, dokąd wysłano, do jakich akt dołączono,
e)termin zwrotu,
f) pokwitowanie odbierającego.
Kartkę zastępczą niszczy się lub zwraca po ponownym włączeniu do teczki akt.
12.7. Wypożyczenie całej teczki akt wymaga zgody kierownika komórki organizacyjnej. Wypożyczenie teczki akt osobowych pracownika wymaga zgody kierownika pionu. Wypożyczenie teczki akt osobowych studenta wymaga zgody dziekana.
12.8. Wszelkie akta przechowywać należy w zamkniętych szafach, zabezpieczonych przed dostępem osób nieupoważnionych. Za zabezpieczenie akt odpowiada kierownik komórki organizacyjnej.
12.9. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce organizacyjnej do końca roku kalendarzowego, w którym sprawę zakończono, a także przez następne 2 lata - po tym okresie przekazuje się je do Archiwum.
13.
Przekazywanie
akt do Archiwum
13.1. Akta kategorii A, B i BE przekazuje się do Archiwum po okresie określonym w pkt. 12.9.
13.2. Akta kategorii Bc nie przekazuje się do Archiwum. Po upływie 2 lat od zakończenia spraw akta są niszczone pod nadzorem kierownika komórki z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.
13.3. Specjalista ds. Archiwum ustala corocznie harmonogram przekazywania akt do Archiwum i uzgadnia go z kierownikami komórek.
13.4. Za przygotowanie i przekazywanie akt do Archiwum odpowiedzialni są kierownicy komórek.
13.5. Przygotowując akta do przekazania do archiwum należy:
a) ułożyć akta w teczce według kolejności „spisu spraw” oraz pism w obrębie sumy spraw chronologicznie od pisma zaczynającego sprawę na wierzchu akta sprawy,
b) sprawdzić czy strona tytułowa teczki jest opisana zgodnie z zaleceniami instrukcji (pkt. 12.6.),
c)zaopatrzyć teczkę w wywieszkę z nazwą jednostki organizacyjnej, na której pracownik zdający akta umieszcza symbol klasyfikacyjny sprawy.
W przypadku przekazywania akt kat. A należy dodatkowo
a) akta przeszyć, karty ponumerować, liczbę kart wpisać na stronie tytułowej teczki,
b) z akt usunąć przedmioty metalowe.
13.6. Pracownik wyznaczony do zdania akt sporządza spis zdawczo – odbiorczy w trzech egzemplarzach, na druku o ustalonym wzorze.
13.7. Pracownik Archiwum kwituje odbiór akt na trzech egzemplarzach ich spisu, dwa egzemplarze spisu zdawczo – odbiorczego pozostają w Archiwum.
13.8. Trzecia kopia spisu zdawczo – odbiorczego pozostaje w aktach komórki organizacyjnej, gdzie stanowi dowód przekazania akt do Archiwum.
13.9. Do Archiwum nie należy przekazywać akt w teczkach plastykowych.
13.10. Sposób przekazywania akt osobowych studentów określa zał. nr 5.
14. Kontrola i nadzór
14.1. Bezpośrednią kontrolę nad przestrzeganiem przepisów niniejszej Instrukcji sprawują kierownicy komórek.
14.2. Kontrola powinna dotyczyć:
a) sposobu załatwiania spraw,
b) sposobu znakowania i przechowywania akt,
c)czasu załatwiania spraw (terminowość),
d) prawidłowego przekazywania akt do Archiwum.
14.3. Kontrolę przeprowadzać należy systematycznie, przynajmniej raz w roku.
14.4. Wydawanie nowych druków wewnętrznych wymaga zezwolenia Dyrektora Administracyjnego. Wzór druku należy uprzednio zarejestrować w Biurze Rektora.
14.5. Rejestrację nowych pieczęci oraz rozliczenie pieczęci nieaktualnych prowadzi Biuro Rektora. Obowiązkiem komórek jest zwrot do Biura Rektora stempli i pieczęci nieaktualnych.
III. PRZEPISY ARCHIWALNE
15. Zakres działania Archiwum Uczelni
Do zakresu działania Archiwum Uczelni należą następujące zadania i czynności:
1) przyjmowanie akt od poszczególnych komórek,
2) opracowywanie przyjętych akt, prowadzenie ich ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie akt,
3) udostępnianie akt,
4) przekazywanie akt do archiwum państwowego,
5) inicjowanie brakowania akt kategorii „B”, udział w komisyjnym ich brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych akt do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego,
6) opracowanie obowiązujących sprawozdań.
16. Obowiązki pracownika Archiwum Uczelni
16.1 Za działalność Archiwum Uczelni odpowiada pracownik prowadzący Archiwum, który odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.
16.2 Do obowiązków pracownika Archiwum należy dbanie o całość i bezpieczeństwo Archiwum, a w szczególności zabezpieczenie akt przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.
16.3 Pracownik Archiwum składa roczne sprawozdanie z wykonania czynności i zadań.
16.4 W razie zmiany pracownika archiwum, przekazanie akt nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie.
16.5 Pracownik Archiwum obowiązany jest znać strukturę organizacyjną AM w Gdyni, Instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego komórki prowadzą akta.
16.6 Do obowiązków pracownika Archiwum – poza czynnościami związanymi z jego prowadzeniem – należy stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych.
17. Przyjmowanie akt
17.1 Okres przechowywania akt w poszczególnych komórkach oraz sposób przekazywania ich do Archiwum w stanie uporządkowanym określone są w Instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt AM w Gdyni.
17.2 Szczegółowy terminarz przekazywania przez komórki akt do Archiwum opracowuje pracownik Archiwum.
17.3 Poszczególne komórki przekazują uporządkowane akta według ustalonego terminarza, na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, sporządzonego w trzech egzemplarzach przez jednostkę przekazującą akta; dwa egzemplarze zatrzymuje Archiwum, trzeci zaś pozostaje w jednostce przekazującej akta. Spis podpisują: kierownik komórki przekazującej akta lub upoważniony do tego pracownik oraz pracownik Archiwum. Akta należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
18. Ewidencja akt
18.1 Archiwum oznacza przyjęte akta swoją sygnaturą, która stanowi nr spisu zdawczo – odbiorczego łamany przez numer pozycji akt na tym spisie.
18.2 Oryginał spisów zdawczo – odbiorczych wpina się w kolejności numerów spisów zdawczo – odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję akt znajdujących się w Archiwum. Drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych komórek.
18.3 Środkami ewidencyjnymi w Archiwum są:
a) spisy zdawczo – odbiorcze,
b) wykazy spisów zdawczo – odbiorczych, do których wpisuje się poszczególne spisy zdawczo – odbiorcze w kolejności ich napływu i nadaje się im kolejną numerację,
c)księga udostępniania aktów na miejscu w Archiwum lub wypożyczenia ich poza jego obręb,
d) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionych akt,
e)dowody zdawczo – odbiorcze akt przeznaczonych do archiwum państwowego (spisy przekazywanych akt) i ewentualnie protokoły zdawczo – odbiorcze,
f) protokoły brakowania akt wraz ze spisami przekazywanych akt kategorii „B” oraz odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego.
Środki ewidencyjne wymienione w punktach a, b, d, e, f należą do akt kategorii „A”.
19. Sposób przechowywania akt
19.1 Akta należy układać w kolejności ich napływu z różnych komórek w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo – odbiorczych.
19.2 Akta układa się na półkach bądź pionowo systemem bibliotecznym, bądź poziomo jedne na drugich od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur.
19.3 Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone. Jedynie mapy o dużych wymiarach mogą być zwinięte na rolkach i przechowywane w specjalnych pudłach – futerałach.
19.4 Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją.
19.5 W magazynie Archiwum powinien być wywieszony szkic sytuacyjny, wskazujący miejsce rozmieszczenia akt poszczególnych komórek organizacyjnych.
20. Udostępnianie akt
20.1 Archiwum Uczelni udostępnia akta do celów służbowych i naukowo – badawczych.
20.2 Udostępnianie akt do celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika komórki, z której akta pochodzą, na podstawie karty udostępniania. Na udostępnienie akt komórki zlikwidowanej zgodę wyraża kierownik komórki, który przejął jej zakres działania lub – jeżeli takiej komórki nie można ustalić – Dyrektor Administracyjny.
20.3 Udostępnianie akt do celów naukowo – badawczych odbywa się na tych samych zasadach.
20.4 Udostępnianie akt następuje w przystosowanych pomieszczeniach pod nadzorem pracownika Archiwum.
20.5 W uzasadnionych wypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal Archiwum na teren pomieszczeń biurowych AM. Akta należy wypożyczać za pokwitowaniem w rejestrze wypożyczeń.
20.6 Poza obręb pomieszczeń zajmowanych przez AM w Gdyni nie wolno wypożyczać żadnych akt bez uzyskania zgody Rektora.
20.7 Poza lokal Archiwum nie wolno wypożyczać:
a) akt zastrzeżonych przez kierownika komórki, która je przekazała,
b) akt uszkodzonych,
c)środków ewidencyjnych Archiwum.
20.8 Poszukiwania akt w Archiwum przeprowadza wyłącznie jego pracownik.
20.9 W miejsce wyjętych z półek akt wkłada się kartę zastępczą.
21. Odpowiedzialność korzystających za
udostępnione akta
21.1 Korzystający z akt ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i zwrot w wyznaczonym terminie.
21.2 Pracownik Archiwum potwierdza odbiór udostępnionych akt w księdze wypożyczenia w obecności osoby zwracającej akta.
21.3 W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanych aktach pracownik Archiwum sporządza protokół, który podpisują:
a) pracownik Archiwum,
b) wypożyczający akta,
c)kierownik komórki, której pracownikiem jest wypożyczający akta,
d) kierownik komórki, który wydał zezwolenie na wypożyczenie akt.
21.4 Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub uszkodzonych akt, drugi – przechowuje się w Archiwum w specjalnej teczce, a trzeci – przekazuje kierownikowi komórki, który wydał zezwolenie na wypożyczenie akt.
21.5 Kierownik komórki, który wydał zezwolenie na wypożyczenie akt, przeprowadza postępowanie wyjaśniające, w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.
22. Wydzielanie
akt
22.1 Co roku pracownik Archiwum dokonuje przeglądu i wydzielenia akt.
Przez wydzielenia akt należy rozumieć:
a) wyłączenie akt do przekazaniu do Archiwum Państwowego w Gdańsku (na jego wyraźne życzenie),
b) wyłączenie akt kategorii „B” do zniszczenia,
c)wyłączenie akt z symbolem „BE”, przeznaczonych do ekspertyzy.
22.2 Wydzielenie akt odbywa się komisyjnie. Komisja składa się z przewodniczącego, wyznaczonego przez Dyrektora Administracyjnego, z przedstawiciela zainteresowanej komórki, znającego całość pracy tej komórki oraz pracownika Archiwum. Termin przystąpienia do wydzielania akt ustala pracownik Archiwum, w porozumieniu z kierownikiem zainteresowanej komórki oraz Dyrektorem Administracyjnym.
22.3 Wydzielenie akt komórki odbywa się na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu akt komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.
22.4 Komisja nie może zmieniać kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii „A”, natomiast ma prawo przekwalifikować akta „B” do kategorii „A”, przedłużyć lub skrócić termin przechowywania akt kategorii „B”. Jeżeli – zdaniem komisji – akta zaliczone do kategorii „A” wymagają przekwalifikowania do kategorii „B”, należy wówczas sporne akta wraz z wnioskiem komisji przedstawić do ekspertyzy Archiwum państwowego, które wyda ostateczną decyzję w tej sprawie.
22.5 Z czynności związanych z wydzieleniem akt komisja sporządza protokół, do którego dołącza się spisy przekazywanych akt.
22.6 Spisy akt podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi Administracyjnemu.
23. Przekazywanie akt archiwalnych do archiwum
państwowego
Zasady i tryb przekazywania akt do archiwum państwowego reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167, poz. 1375).
24. Przeznaczenie akt archiwalnych na
makulaturę
24.1 Spisy akt zakwalifikowanych na makulaturę należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na zniszczenie tych akt. Spisy te wraz z protokołem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.
24.2 Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego, akta przeznaczone do zniszczenia powinny być doprowadzone do stanu uniemożliwiającego odtworzenie ich treści i przekazane do zbiornicy surowców wtórnych.
25. Nadzór nad Archiwum
25.1 Prawo kontroli Archiwum Uczelni mają osoby upoważnione przez Rektora.
25.2 Prawo kontroli Archiwum mają również przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i właściwego wojewódzkiego archiwum państwowego, którzy sprawują nadzór nad sposobami zabezpieczenia, gromadzenia i ewidencji akt oraz nad metodami ich porządkowania, inwentaryzacji i brakowania.
Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
0
ZARZĄDZANIE
1 KADRY
2 ŚRODKI RZECZOWE
3 EKONOMIKA
4 DYDAKTYKA
5 DZIAŁALNOŚĆ POZADYDAKTYCZNA
6 ROZWÓJ KADRY DYDAKTYCZNEJ
7 DZIAŁALNOŚĆ ARMATORSKA
8 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
W AKADEMII MORSKIEJ W GDYNI
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
0 |
|
|
|
ZARZĄDZANIE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
00 |
|
|
ORGANY
KOLEGIALNE |
|
|
|
|
|
|
|
000 |
|
Senat |
RBR |
A |
Bc |
Skład, protokoły, referaty, wnioski, nagrania, filmy,
fotografie |
|
|
|
001 |
|
Organy zarządzające i wykonawcze |
|
|
|
|
|
|
|
|
0010 |
Rada Rektorska |
RBR |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0011 |
Rada Wydziału |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0012 |
Rady inne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0013 |
Kolegium dziekańskie |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0014 |
Kolegium jedn.
organizacyjnych |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0015 |
Kolegium rektorów uczelni
wyższych |
RBR |
A |
Bc |
Sprawozdania, referaty,
notatki problemowe (własne) |
|
|
|
|
0016 |
Wybory do władz Uczelni |
RBR |
A |
Bc |
Protokóły wyborów,
sprawozdania Komisji Skrutacyjnej |
|
|
|
002 |
|
Komisje |
|
|
|
|
|
|
|
|
0020 |
Senackie stałe |
RBR |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0021 |
Senackie doraźne |
RBR |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0022 |
Rektorskie stałe |
RBR |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0023 |
Rektorskie doraźne |
RBR |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0024 |
Wydziałowe stałe |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0025 |
Wydziałowe doraźne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0026 |
Stałe innych jedn.org. |
|
BE10 |
Bc |
|
|
|
|
|
0027 |
Doraźne innych jedn. org. |
|
BE10 |
Bc |
|
|
|
|
|
0028 |
Dyscyplinarne |
RK |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0029 |
Odwoławcze dyscyplinarne |
RK |
A |
Bc |
|
|
|
|
003 |
|
Komisje międzyresortowe i międzyuczelniane |
RBR |
A |
Bc |
|
|
|
|
004 |
|
Zjazdy, narady,
konferencje, sympozja |
RN |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
01 |
|
|
ORGANIZACJA |
|
|
|
|
|
|
|
010 |
|
Podstawy prawne działania Uczelni |
RBO |
A |
B2 |
Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe dot. Uczelni,
m.in. akt erekcyjny |
|
|
|
011 |
|
Organizacja Uczelni |
RBO |
A |
B2 |
Statut, Regulamin organizacyjny, schematy
organizacyjne, |
|
|
|
012 |
|
Organizacja jednostek dydaktyczno – naukowych |
RBO |
A |
B2 |
|
|
|
|
013 |
|
Organizacja administracji centralnej |
RBO |
A |
B2 |
|
|
|
|
014 |
|
Organizacja innych jednostek |
RBO |
A |
B2 |
|
|
|
|
015 |
|
Pełnomocnictwa |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
016 |
|
Dokumenty
i ich archiwizacja
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0160 |
Wzory pieczęci, pism, formularzy
itp. |
RBO |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0161 |
Dokumentacja obiegu poczty i
opłat pocztowych |
RBK |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
0162 |
Ewidencja zasobu
archiwalnego |
RPA |
A |
A |
|
|
|
|
|
0163 |
Udostępnianie akt |
RPA |
B2 |
B2 |
|
|
|
|
|
0164 |
Korespondencja związana z
zasobem archiwalnym |
RPA |
B5 |
B5 |
|
|
|
|
|
0165 |
Konserwacja materiałów
archiwalnych |
RPA |
A |
A |
|
|
|
|
017 |
|
Biblioteka |
|
|
|
|
|
|
|
|
0170 |
Ewidencja wydawnictw
zwartych |
RKBG RKW |
A |
B2 |
Korespondencja, księga
rejestrów, księga rachunków, księga inwentarzowa. Dla każdego tytułu zakłada
się oddzielną teczkę, która zawiera projekty graficzne, recenzje, cenzury
itp. 1 egz. rękopisu przed
publikacją, 1 egz. wydanej publikacji |
|
|
|
|
0171 |
Wymiana, dary, ubytki
wydawnictw zwartych |
RKBG |
A |
B2 |
Obejmuje też ewidencję |
|
|
|
|
0172 |
Ewidencja wydawnictw
ciągłych |
RKBG RKW |
A |
B2 |
Jak w kl. 0170 |
|
|
|
|
0173 |
Wymiana, dary, ubytki
wydawnictw ciągłych |
RKBG |
BE10 |
Bc |
Jak w kl. 0170 |
|
|
|
|
0174 |
Udostępnianie wydawnictw
zwartych |
RKBG |
B5 |
Bc |
Rejestr czytelników, księgi
odwiedzin, rewersy, upomnienia |
|
|
|
|
0175 |
Udostępnianie wydawnictw
ciągłych |
RKBG |
B5 |
Bc |
Jak w 0174 |
|
|
|
|
0176 |
Wypożyczalnie
międzybiblioteczne |
RKBG |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
0177 |
Inwentaryzacja, selekcja,
konserwacja zbiorów |
RKBG |
BE10 |
B2 |
|
|
|
|
|
0178 |
Eksponaty muzealne |
RKBT |
A |
|
|
|
|
|
|
0179 |
Ewidencja nośników
informacji innych niż papier |
RKBG RKW |
A |
B2 |
|
|
|
|
018 |
|
Wydawnictwa |
|
|
|
|
|
|
|
|
0180 |
Zgłoszenia do planu
wydawniczego |
RKW |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
0181 |
Zbiorcze plany wydawnicze |
RKW |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0182 |
Teczki autorskie |
RKW |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
0183 |
Zlecenia
wydawniczo-poligraficzne |
RKW |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
0184 |
Dystrybucja wydawnictw |
RKW |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
019 |
|
Promocja Uczelni |
|
|
|
|
|
|
|
|
0190 |
Wycinki prasowe dot.
działalności Uczelni |
RB |
A |
BE5 |
|
|
|
|
|
0191 |
Odpowiedzi do prasy, wywiady
z kierownictwem AM |
RB |
A |
BE5 |
|
|
|
|
|
0192 |
Kroniki, monografie |
RB RKBG |
A |
BE10 |
|
|
|
|
|
0193 |
Wystawy, pokazy, filmy,
foldery
|
RB RKBG |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
0194 |
Organizacja uroczystości i
imprez |
RB |
BE5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
02 |
|
|
AKTY
NORMATYWNE |
|
|
|
|
|
|
|
020 |
|
Zbiór aktów normatywnych |
|
|
|
|
|
|
|
|
0200 |
Dzienniki Ustaw i Monitory
Polskie |
RBP |
B10 |
Bc |
Opracowane na wniosek AM i
dotyczące AM – kat. A |
|
|
|
|
0201 |
Resortowe |
RBP |
B10 |
Bc |
Jak w 0200 |
|
|
|
|
0202 |
Pozaresortowe |
RBP |
B10 |
Bc |
Jak w 0200 |
|
|
|
|
0203 |
Konwencje międzynarodowe,
dyrektywy UE, itp. |
RBP |
A |
B2 |
|
|
|
|
021 |
|
Zbiór aktów normatywnych Uczelni |
RBO |
A |
B2 |
Zarządzenia, okólniki,
instrukcje itp. Projekty w kat. BE5 |
|
|
|
022 |
|
Interpretacja przepisów prawnych |
RBP |
A |
Bc |
|
|
|
|
023 |
|
Opinie prawne |
RBP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
024 |
|
Sprawy sądowo-administracyjne |
RBP |
B10 |
B2 |
Okres przechowywania liczy się od daty wykonania
prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
03 |
|
|
PLANOWANIE,
SPRAWOZDAWCZOŚĆ |
|
|
|
|
|
|
|
030 |
|
Zasady i metody planowania sprawozdawczości |
|
|
|
|
|
|
|
|
0300 |
Opracowania zewnętrzne |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
0301 |
Opracowania własne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
031 |
|
Prognozowanie i planowanie perspektywiczne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
032 |
|
Plany wieloletnie |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
033 |
|
Plany i sprawozdania roczne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
034 |
|
Plany operatywne i sprawozdania z ich realizacji |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
035 |
|
Informacje dotyczące wykonania planów |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
036 |
|
Statystyka |
|
|
|
|
|
|
|
|
0360 |
Sprawozdania statystyczne
dla GUS |
|
A |
B2 |
|
|
|
|
|
0361 |
Sprawozdania statystyczne
dla innych jednostek |
|
A |
B2 |
|
|
|
|
037 |
|
Sprawozdawczość z prac naukowo-badawczych |
|
|
|
|
|
|
|
|
0370 |
Sprawozdania dla AM
(wewnętrzne) |
|
A |
Bc |
Odbiory prac, komisje
wydziałowe, komisja senacka, inne |
|
|
|
|
0371 |
Sprawozdania i raporty dla
ministerstw |
|
A |
Bc |
Ministerstwo Nauki i
Informatyzacji (MNiI), Ministerstwo Infrastruktury (MI - obecnie nadzorujące)
i inne |
|
|
|
|
0372 |
Sprawozdania i raporty dla
UE |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
038 |
|
Analizy ekonomiczne |
|
A |
B2 |
|
|
|
|
039 |
|
Inne analizy |
|
A |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
04 |
|
|
INFORMATYKA |
|
|
|
|
|
|
|
040 |
|
Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów |
KSI RNA |
A |
B2 |
W tym ewidencja systemów, programów, licencji, |
|
|
|
041 |
|
Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań |
KSI |
A |
B2 |
W tym ustalanie dostępu do danych, redagowanie stron
internetowych |
|
|
|
042 |
|
Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach
informatycznych |
KSI |
A |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
05 |
|
|
SKARGI I
WNIOSKI |
|
|
|
|
|
|
|
050 |
|
Przepisy i ich interpretacja w sprawie załatwiania
skarg i wniosków |
RB |
A |
Bc |
|
|
|
|
051 |
|
Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio |
RB |
A |
Bc |
|
|
|
|
052 |
|
Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg
właściwości |
RB |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
053 |
|
Analiza skarg i wniosków |
RB |
A |
B2 |
|
|
|
|
054 |
|
Rejestr skarg i wniosków |
RB |
A |
B5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
06 |
|
|
PRACE
NAUKOWO – BADAWCZE |
|
|
|
|
|
|
|
060 |
|
Działalność
wspomagająca badania (DWB) |
RNN |
B10 |
B5 |
Prace dofinansowywane przez ministerstwo nadzorujące |
|
|
|
061 |
|
Działalność statutowa (DS) |
|
|
|
Prace dofinansowywane przez MNiI |
|
|
|
|
0610 |
Dokumentacja formalno-prawna |
RNN |
B10 |
B5 |
Wniosek o dotację, plany
roczne, inne |
|
|
|
|
0611 |
Decyzje nadzorującego
ministerstwa |
RNN |
A |
B5 |
|
|
|
|
|
0612 |
Ewidencja prac |
RNN |
A |
BE5 |
|
|
|
|
062 |
|
Badania własne (BW) |
|
|
|
Jak w kl. 061 |
|
|
|
|
0620 |
Dokumentacja formalno-prawna |
RNN |
B10 |
B5 |
Wnioski o dotację, wyniki konkursu grantów ... |
|
|
|
|
0621 |
Decyzje ministerstwa |
RNN |
A |
B5 |
|
|
|
|
|
0622 |
Ewidencja prac |
RNN |
A |
BE5 |
|
|
|
|
063 |
|
Inna działalność |
|
|
|
Granty, LAN, SPB, projekty celowe, inne |
|
|
|
|
0630 |
Dokumentacja formalno-prawna |
RNN |
B10 |
B5 |
|
|
|
|
|
0631 |
Decyzje ministerstwa |
RNN |
A |
B5 |
|
|
|
|
|
0632 |
Ewidencja prac |
RNN |
A |
BE5 |
|
|
|
|
064 |
|
Działalność n-b umowna |
|
|
|
Prace dofinansowywane z innych źródeł krajowych |
|
|
|
|
0640 |
Dokumentacja formalno-prawna |
RNN |
B10 |
B5 |
|
|
|
|
|
0641 |
Ewidencja prac |
RNN |
A |
BE5 |
|
|
|
|
065 |
|
Działalność n-b na zlecenie Uczelni |
|
|
|
|
|
|
|
|
0650 |
Dokunentacja formalno-prawna |
RNN |
B10 |
B5 |
|
|
|
|
|
0651 |
Ewidencja prac |
RNN |
A |
BE5 |
|
|
|
|
066 |
|
Działalność n-b dofinansowana ze środków UE |
|
|
|
Prace dofinansowywane ze środków zagranicznych |
|
|
|
|
0660 |
Dokumentacja formalno-prawna |
RNN |
B10 |
B5 |
|
|
|
|
|
0661 |
Ewidencja prac |
RNN |
A |
BE5 |
|
|
|
|
067 |
|
Działalność n-b dofinansowywana z innych środków
zagranicznych |
|
|
|
Jak w kl. 066 |
|
|
|
|
0670 |
Dokumentacja formalno-prawna |
RNN |
B10 |
B5 |
|
|
|
|
|
0671 |
Ewidencja prac |
RNN |
A |
BE5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
07 |
|
|
WSPÓŁDZIAŁANIE |
|
|
|
|
|
|
|
070 |
|
Współdziałanie z jednostkami administracji terenowej |
|
BE5 |
Bc |
|
|
|
|
071 |
|
Współdziałanie z uczelniami i szkołami średnimi |
|
BE5 |
Bc |
|
|
|
|
072 |
|
Współpraca z
organizacjami studenckimi |
|
BE5 |
Bc |
|
|
|
|
073 |
|
Współpraca ze związkami zawodowymi |
|
BE5 |
Bc |
|
|
|
|
074 |
|
Współpraca z innymi jednostkami lub osobami fizycznymi |
|
BE5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
08 |
|
|
WSPÓŁPRACA
Z ZAGRANICĄ |
|
|
|
|
|
|
|
080 |
|
Ogólne zasady i programy współpracy |
RNZ |
A |
B5 |
|
|
|
|
081 |
|
Umowy i porozumienia |
|
|
|
|
|
|
|
|
0810 |
Z instytucjami naukowymi |
RNZ |
A |
BE5 |
|
|
|
|
|
0811 |
Ze szkołami wyższymi |
RNZ |
A |
BE5 |
|
|
|
|
|
0812 |
Z innymi instytucjami lub
osobami fizycznymi |
RNZ |
A |
BE5 |
|
|
|
|
082 |
|
Wyjazdy zagraniczne |
RNZ |
A |
Bc |
|
|
|
|
083 |
|
Przyjazdy cudzoziemców |
RNZ |
A |
Bc |
|
|
|
|
084 |
|
Wyjazdy do pracy za granicą |
|
B20 |
Bc |
|
|
|
|
085 |
|
Studenci AM za
granicą |
|
A |
Bc |
Porozumienia z uczelnią zagraniczną, wnioski komórki,
korespondencja, decyzje, sprawozdania |
|
|
|
086 |
|
Sprawy paszportowe |
|
B10 |
|
|
|
|
|
087 |
|
Międzynarodowe imprezy studenckie |
|
B5 |
Bc |
Wnioski, decyzje, sprawy formalne |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
09 |
|
|
KONTROLA |
|
|
|
|
|
|
|
090 |
|
Metodyka kontroli |
RA |
A |
B2 |
|
|
|
|
091 |
|
Kontrole zewnętrzne |
RA |
A |
B2 |
|
|
|
|
092 |
|
Kontrola wewnętrzna |
RA |
A |
Bc |
|
|
|
|
093 |
|
Plany kontroli oraz sprawozdania z ich realizacji |
RA |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
094 |
|
Książka kontroli |
RA |
BE5 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
1 |
|
|
|
KADRY |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
|
|
OGÓLNE
ZASADY PRACY I PŁAC |
|
|
|
|
|
|
|
100 |
|
Normy prawne z zakresu pracy |
RP |
A |
B2 |
|
|
|
|
101 |
|
Regulamin pracy
|
RP |
A |
B2 |
|
|
|
|
102 |
|
Zasady wynagradzania |
RP |
BE 25 |
B2 |
|
|
|
|
103 |
|
Osobowy fundusz płac |
|
|
|
|
|
|
|
|
1030 |
Rozdział osobowego funduszu
płac |
RP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
1031 |
Premie |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
|
|
ZATRUDNIENIE
|
|
|
|
|
|
|
|
110 |
|
Zapotrzebowanie i werbunek pracowników |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
111 |
|
Zwalnianie pracowników |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
112 |
|
Opinie o pracownikach |
RP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
113 |
|
Rozmieszczanie pracowników |
|
|
|
|
|
|
|
|
1130 |
Rezerwa pracowników |
RP, RMA |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
114 |
|
Etaty |
RP |
B10 |
Bc |
|
|
|
|
115 |
|
Wykazy pracowników |
RP |
A |
B2 |
|
|
|
|
116 |
|
Prace zlecone |
|
B5 |
Bc |
Ze składką ZUS - kat. B50 |
|
|
|
117 |
|
Nagrody, odznaczenia, kary |
|
|
|
|
|
|
|
|
1170 |
Nagrody |
RP |
B10 |
Bc |
|
|
|
|
|
1171 |
Odznaczenia państwowe |
RP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
1172 |
Kary dyscyplinarne |
RP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
118 |
|
Wojskowe sprawy pracowników |
RO |
B5 |
B5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12 |
|
|
EWIDENCJA
OSOBOWA |
|
|
|
|
|
|
|
120 |
|
Akta osobowe pracowników |
RP |
B50 |
B2 |
Oddzielna teczka dla każdego pracownika, zawierająca
wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia ,
przebiegu pracy i danych pracownika |
|
|
|
121 |
|
Pomoce ewidencyjne do akt osobowych |
RP |
B50 |
B5 |
|
|
|
|
122 |
|
Legitymacje służbowe |
RP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
123 |
|
Zaświadczenia i przepustki |
RP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13 |
|
|
BEZPIECZEŃSTWO
I HIGIENA PRACY |
|
|
|
|
|
|
|
130 |
|
Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy |
ABHP
|
B25 |
B2 |
|
|
|
|
131 |
|
Plany i programy poprawy warunków BiHP |
ABHP |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
132 |
|
Środki ochronne |
ABHP |
B25 |
B2 |
|
|
|
|
133 |
|
Wypadki przy pracy |
|
|
|
|
|
|
|
|
1330 |
Wypadki przy pracy lądowe |
ABHP |
B25 |
B2 |
|
|
|
|
|
1331 |
Wypadki przy pracy morskie |
ABHP RMA |
B25 |
B2 |
|
|
|
|
|
1332 |
Analiza wypadków i chorób
zawodowych |
ABHP |
A |
B2 |
|
|
|
|
134 |
|
Szkolenie w zakresie BiHP |
|
|
|
|
|
|
|
|
1340 |
Szkolenie pracowników |
ABHP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
1341 |
Szkolenie studentów |
ABHP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14 |
|
|
SZKOLENIE I
DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW UCZELNI |
|
|
|
|
|
|
|
140 |
|
Organizacja i programy szkolenia pracowników Uczelni |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
141 |
|
Dobór kadr
szkoleniowych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
142 |
|
Ewidencja szkolonych |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
143 |
|
Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki |
|
B50 |
Bc |
|
|
|
|
144 |
|
Staże zawodowe, praktyki, studia dyplomowe, specjalizacje
pracowników Uczelni |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
145 |
|
Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych |
|
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15 |
|
|
METODY
PRACY |
|
|
|
|
|
|
|
150 |
|
Wynalazczość pracownicza i patenty |
RBO |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16 |
|
|
DYSCYPLINA
PRACY |
|
|
|
|
|
|
|
160 |
|
Dowody obecności w pracy |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
161 |
|
Absencje |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
162 |
|
Urlopy pracownicze |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
163 |
|
Ewidencja
delegacji służbowych
|
RP |
Bc |
Bc |
Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych
kat. B5 |
|
|
|
164 |
|
Ewidencja czasu pracy |
RP |
B10 |
Bc |
Okres
przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
17 |
|
|
SPRAWY
SOCJALNO – BYTOWE |
|
|
|
|
|
|
|
170 |
|
Podstawowe zasady |
RP |
A |
B2 |
|
|
|
|
171 |
|
Dojazd do pracy |
RP |
Bc |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
172 |
|
Zaopatrzenie rzeczowe pracowników |
|
|
|
|
|
|
|
|
1720 |
Umundurowanie |
RP |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
1721 |
Posiłki profilaktyczne i
regeneracyjne |
RP |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
1722 |
Żywienie załóg statków
szkolnych |
RMA |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
1723 |
Pożyczki mieszkaniowe |
RP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
1724 |
Zapomogi |
RP |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
1725 |
Pracownicza Kasa Zapomogowo
– Pożyczkowa |
AKK |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
173 |
|
Wypoczynek pracowników i ich rodzin |
RP |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
174 |
|
Opieka nad pracownikami |
|
|
|
|
|
|
|
|
1740 |
Opieka nad emerytami,
rencistami i sierotami po pracownikach AM |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
1741 |
Choinka, zabawy dla dzieci |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
175 |
|
Sprawy oświatowe i kulturalne pracowników |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
18 |
|
|
UBEZPIECZENIA
OSOBOWE |
|
|
|
|
|
|
|
180 |
|
Przepisy ubezpieczeniowe |
|
B5 |
B2 |
|
|
|
|
181 |
|
Ubezpieczenia społeczne |
|
B5 |
B2 |
|
|
|
|
182 |
|
Legitymacje ubezpieczeniowe |
RP |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
183 |
|
Dowody uprawnienia do zasiłków |
AKP |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
184 |
|
Emerytury i renty |
RP |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
185 |
|
Ubezpieczenia zbiorowe |
|
|
|
|
|
|
|
|
1850 |
W PZU |
AKPZ |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
|
1851 |
W innych zakładach
ubezpieczeniowych |
AKPZ |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
|
1852 |
Ubezpieczenia praktykantów
skierowanych na praktyki lądowe |
AKPZ |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
2 |
|
|
|
ŚRODKI RZECZOWE
(obiekty lądowe) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20 |
|
|
INWESTYCJE
I REMONTY |
|
|
|
|
|
|
|
200 |
|
Założenia generalne |
ATT |
A |
BE5 |
Wytyczne jednostek nadrzędnych |
|
|
|
201 |
|
Założenia inwestycyjne – sprawy terenowo – prawne |
ATT |
A |
BE3 |
Wstępne studium procesu inwestycyjnego |
|
|
|
202 |
|
Dokumentacja techniczna |
ATT |
A |
BE3 |
Odrębna teczka dla każdego obiektu |
|
|
|
203 |
|
Karty obiektów budowlanych |
ATT |
A |
BE2 |
Zgodnie z Prawem budowlanym |
|
|
|
204 |
|
Nadzór techniczny nad procesem inwestycyjnym |
ATT |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
205 |
|
Wykonawstwo inwestycyjne systemem zleconym |
ATT |
B20 |
B2 |
Umowy na roboty, kosztorysy, protokoły odbioru |
|
|
|
206 |
|
Remonty
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2060 |
Remonty obiektów lądowych |
ATT |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
|
2061 |
Dokumentacja projektowo – kosztorysowa remontów obiektów
lądowych |
ATT |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
|
2062 |
Konserwacja bieżąca i
naprawy |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
2063 |
Remonty i konserwacje
urządzeń energetycznych i elektrycznych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
2064 |
Remonty i konserwacje
urządzeń ciepłowniczych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
2065 |
Remonty i konserwacje
urządzeń wodno - kanalizacyjnych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
2066 |
Inne remonty i konserwacje |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
21 |
|
|
ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI
|
|
|
|
|
|
|
|
210 |
|
Nabywanie i zbywanie nieruchomości |
AEG |
B25 |
B2 |
Dokumentacja
prawna i techniczna, oddzielna dla każdej nieruchomości
|
|
|
|
211 |
|
Gospodarowanie pomieszczeniami |
AEG AED |
B5 |
B2 |
Przydziały, dysponowanie |
|
|
|
212 |
|
Eksploatacja nieruchomości |
AEG AED |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
213 |
|
Ewidencja nieruchomości |
AEG |
A |
B2 |
|
|
|
|
214 |
|
Najem i dzierżawa nieruchomości |
AEG AED |
B5 |
B2 |
Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia
umowy |
|
|
|
215 |
|
Wynajem od innych jednostek |
AEG |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
216 |
|
Podatki , czynsze i opłaty |
AEG |
B10 |
B2 |
Bez dowodów księgowych |
|
|
|
217 |
|
Przydział miejsc w SDM i Hotelu dla Nauczycieli
Akademickich |
AED RP |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
22 |
|
|
GOSPODARKA
MATERIAŁOWA |
|
|
|
Obejmuje środki trwałe, urządzenia, maszyny,
narzędzia |
|
|
|
220 |
|
Organizacja gospodarki materiałowej |
ATZT |
A |
B2 |
|
|
|
|
221 |
|
Zaopatrzenie, zakupy |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
222 |
|
Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń |
|
B10 |
Bc |
Odbiory, dokumentacja techniczna |
|
|
|
223 |
|
Gospodarka magazynowa |
ATZT |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
224 |
|
Ewidencja ruchomości |
|
B10 |
Bc |
|
|
|
|
225 |
|
Zbywanie i likwidacja środków trwałych |
|
B20 |
Bc |
|
|
|
|
226 |
|
Księgi inwentarzowe |
|
B10 |
B2 |
|
|
|
|
227 |
|
Eksploatacja ruchomości |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
228 |
|
Gospodarka narzędziowa |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
229 |
|
Zbywanie i likwidacja środków nietrwałych |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
23 |
|
|
TRANSPORT I
ŁĄCZNOŚĆ |
|
|
|
|
|
|
|
230 |
|
Gospodarka
pojazdami mechanicznymi
|
ATZT |
B10 |
B2 |
Zakupy, remonty, eksploatacja |
|
|
|
231 |
|
Eksploatacja środków łączności |
AEG AED |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
232 |
|
Instalacja środków łączności |
AEG |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
24 |
|
|
OCHRONA
MIENIA UCZELNI |
|
|
|
|
|
|
|
240 |
|
Ochrona obiektów lądowych |
AEG AED |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
241 |
|
Ochrona jednostek
pływających |
RMA |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
242 |
|
Ochrona przeciwpożarowa |
ABHP |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
243 |
|
Powszechna samoobrona |
RO |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
25 |
|
|
OCHRONA
ŚRODOWISKA |
|
|
|
|
|
|
|
250 |
|
Ochrona atmosfery |
AEG |
A |
B2 |
|
|
|
|
251 |
|
Ochrona gruntów |
AEG |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
26 |
|
|
UBEZPIECZENIA
RZECZOWE |
|
|
|
|
|
|
|
260 |
|
Ubezpieczenia od ognia i innych zdarzeń losowych |
AT |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
261 |
|
Ubezpieczenia od kradzieży z włamaniem |
AT |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
262 |
|
Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej |
AT |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
263 |
|
Ubezpieczenia pojazdów |
ATZT |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
27 |
|
|
ZAMÓWIENIA
PUBLICZNE |
|
|
|
|
|
|
|
270 |
|
Rejestr zamówień publicznych |
AZP |
B5 |
B5 |
|
|
|
|
271 |
|
Dokumentacja zamówień publicznych |
|
B4 |
B3 |
|
|
|
|
272 |
|
Umowy zawarte w wyniku postępowania |
|
B4 |
B3 |
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
3 |
|
|
|
EKONOMIKA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
30 |
|
|
PODSTAWOWE
ZASADY EKONOMICZNO – FINANSOWE |
|
|
|
|
|
|
|
300 |
|
System finansowy |
|
|
|
Ustalenia normatywne AM |
|
|
|
|
3000 |
System FK ( finansowo – księgowy ) |
AKZ |
A |
Bc |
Systemy komputerowe |
|
|
|
|
3001 |
System GM (gospodarka
materiałowa) |
AKK AKF |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
3002 |
System ST (środków trwałych) |
AKF |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
3003 |
System płac |
AKPZ |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
3004 |
System – płace zlecone |
AKPZ |
A |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
31 |
|
|
FINANSE,
KSIĘGOWOŚĆ |
|
|
|
|
|
|
|
310 |
|
Obrót gotówkowy |
|
|
|
|
|
|
|
|
3100 |
Raporty kasowe |
AKFL |
B5 |
Bc |
Nie stanowiące dowodów |
|
|
|
|
3101 |
Grzbiety książek |
AKFL |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
3102 |
Kopie asygnat kwitariuszy |
AKFL |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
3103 |
Ewidencja zaliczek |
AKFL |
B5 |
Bc |
Dot. wypłat złotówkowych i
dewizowych |
|
|
|
|
3104 |
Rejestry nie podjętych
poborów i stypendiów |
AKFL |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
3105 |
Rejestry faktur przelewowych |
AKFL |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
3106 |
Rejestr faktur gotówkowych |
AKFL |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
3107 |
Polecenia dla banku wypłat
dewiz dla kontrahentów zagranicznych |
AKFL |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
32 |
|
|
KSIĘGOWOŚC
FINANSOWA |
|
|
|
|
|
|
|
320 |
|
Dowody księgowe |
AKF
|
B5 |
B2 |
Plany,
sprawozdania z prac badawczych, analizy finansowe prowadzi się w
kl. 03 |
|
|
|
321 |
|
Urządzenia księgowe |
AKF |
B5 |
B2 |
Ewidencja wyposażenia, księgi inwentarzowe, wydruki
komputerowe |
|
|
|
322 |
|
Rozliczenia |
AKF |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
323 |
|
Windykacja należności |
AKF |
B5 |
B2 |
Dokumenty dot. udowodnienia zadłużeń |
|
|
|
324 |
|
Ewidencja syntetyczna |
AKF |
B5 |
B2 |
Wydruki komputerowe |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
33 |
|
|
ROZLICZENIA
PŁAC |
|
|
|
|
|
|
|
330 |
|
Dokumentacja płac |
AKPZ
|
B50 |
B2 |
Materiały źródłowe do obliczenia wynagrodzeń |
|
|
|
331 |
|
Deklaracje podatkowe |
AKPZ |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
332 |
|
Dokumentacja potrąceń z list |
AKPZ |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
333 |
|
Listy płac |
AKPZ |
B50 |
B2 |
|
|
|
|
334 |
|
Karty wynagrodzeń |
AKPZ |
B50 |
B2 |
|
|
|
|
335 |
|
Zaświadczenia
o płacach
|
AKPZ |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
336 |
|
Listy zasiłków chorobowych |
AKPZ |
B50 |
B2 |
|
|
|
|
337 |
|
Listy stypendiów i nagród studenckich |
AKPZ |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34 |
|
|
KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWA |
|
|
|
|
|
|
|
340 |
|
Dowody księgowe |
AKK
|
B5 |
B2 |
Dowody stwierdząjące dokonanie operacji gospodarczych |
|
|
|
341 |
|
Analiza kosztów |
AKK |
A |
B2 |
|
|
|
|
342 |
|
Urządzenia księgowe magazynowe |
AKK |
B5 |
B2 |
Karty ilościowo-wartościowe, księgi, rejestry |
|
|
|
343 |
|
Arkusze spisów
z natury |
AKK |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
344 |
|
Ewidencja środków trwałych |
AKK |
B10 |
B5 |
Wydruki komputerowe dot. środków trwałych |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
35 |
|
|
FUNDUSZE
SPECJALNE |
AKF
|
B5 |
Bc |
Nie dotyczy dowodów i urządzeń księgowych |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
36 |
|
|
DEWIZY |
|
|
|
|
|
|
|
360 |
|
Wydatki dewizowe |
AKF
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
361 |
|
Rozliczenia wyjazdów zagranicznych pracowników i
studentów |
AKF |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
362 |
|
Wydatki dewizowe załóg statków szkolnych |
AKF |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
363 |
|
Dodatki dewizowe studentów i pracowników statków
szkolnych |
AKF |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
4 |
|
|
|
DYDAKTYKA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
40 |
|
|
REKRUTACJA |
|
|
|
|
|
|
|
400 |
|
Zasady rekrutacji – zarządzenia i wytyczne władz
nadrzędnych i Uczelni |
RKK |
A |
Bc |
|
|
|
|
401 |
|
Przyjęcia na studia |
|
|
|
|
|
|
|
|
4010 |
Studia dzienne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
4011 |
Studia wieczorowe |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
4012 |
Studia zaoczne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
402 |
|
Akta osobowe kandydatów |
|
B3 |
Bc |
Na okres egzaminów. Akta osób przyjętych na studia w
kl. 460 |
|
|
|
403 |
|
Uczelniana Komisja Rekrutacyjna |
|
A |
Bc |
Skład, programy, sprawozdania |
|
|
|
404 |
|
Wydziałowa Komisja Rekrutacyjna |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
41 |
|
|
ORGANIZACJA
I TOK STUDIÓW |
|
|
|
|
|
|
|
410 |
|
Ramowe programy |
|
|
|
|
|
|
|
|
4100 |
Roczne plany zajęć na
studiach dziennych |
|
A |
B2 |
|
|
|
|
|
4101 |
Roczne plany zajęć na
studiach wieczorowych |
|
A |
B2 |
|
|
|
|
|
4102 |
Roczne plany zajęć na
studiów zaocznych |
|
A |
B2 |
|
|
|
|
|
4103 |
Programy studiów dziennych |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
4104 |
Programy studiów
wieczorowych |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
4105 |
Programy studiów zaocznych |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
411 |
|
Organizacja i realizacja zajęć dydaktycznych |
|
|
|
Projekty i sprawozdania z realizacji zajęć
dydaktycznych |
|
|
|
|
4110 |
Studiów dziennych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
4111 |
Studiów wieczorowych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
4112 |
Studiów zaocznych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
4113 |
Studiów podyplomowych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
412 |
|
Indywidualne programy i plany studiów i ich
realizacja |
RK |
BE5 |
Bc |
|
|
|
|
413 |
|
Organizacja nowych kierunków, form i typów studiów oraz specjalności |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
414 |
|
Podział na grupy studenckie |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
415 |
|
Organizacja roku akademickiego |
|
|
|
|
|
|
|
|
4150 |
Wytyczne |
RK |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
4151 |
Semestralne obciążenie
nauczycieli akademickich |
RK |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
4152 |
Semestralne sprawozdania z wykonania zajęć dydaktycznych |
RK |
B2 |
Bc |
|
|
|
|
416 |
|
Sesje egzaminacyjne |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
417 |
|
Praktyki studenckie |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
418 |
|
Obozy
naukowe
|
|
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
42 |
|
|
STUDENCKI
RUCH POZAPROGRAMOWY |
|
B3 |
Bc
|
Koła
naukowe
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
43 |
|
|
KSIĘGA
DYPLOMÓW |
|
A |
B10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
44 |
|
|
ABSOLWENCI |
|
|
|
|
|
|
|
440 |
|
Rozliczenie promotorów i recenzentów prac dyplomowych |
RK |
B3 |
Bc
|
|
|
|
|
441 |
|
Absolwenci studiów dziennych |
|
B50 |
Bc
|
1 egz. pracy z oceną i protokołem komisji pozostawia się |
|
|
|
442 |
|
Absolwenci studiów wieczorowych |
|
B50 |
Bc
|
Jak w 441 |
|
|
|
443 |
|
Absolwenci studiów zaocznych |
|
B50 |
Bc
|
Jak w 441 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
45 |
|
|
DYSCYPLINA
STUDIÓW |
|
|
|
|
|
|
|
450 |
|
Sprawy dyscyplinarne studentów |
RK
|
B10 |
B2 |
|
|
|
|
451 |
|
Sprawy dyscyplinarne inne |
|
B10 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
46 |
|
|
EWIDENCJA
STUDENTÓW |
|
|
|
|
|
|
|
460 |
|
Akta osobowe studentów (sygnowane numerem albumu) |
|
B50 |
B2 |
Odrębna teczka dla każdego studenta, zawierająca
istotne dokumenty osobowe i z zakresu
studiów |
|
|
|
461 |
|
Pomoce ewidencyjne do akt osobowych studenta |
|
B50 |
|
Kartoteka, rejestr |
|
|
|
462 |
|
Księga albumu |
RK
|
A |
|
Centralna ewidencja studentów, skorowidz absolwentów |
|
|
|
463 |
|
Rejestr legitymacji studenckich, indeksów, druków |
|
B5 |
Bc |
Rejestr druków ścisłego zarachowania |
|
|
|
464 |
|
Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
47 |
|
|
SPRAWY
WOJSKOWE STUDENTÓW |
RSW |
B5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
48 |
|
|
STUDENCI
CUDZOZIEMSCY |
RK |
B50 |
B2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
49 |
|
|
KURSY
SZKOLENIOWE |
|
A |
Bc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
5 |
|
|
|
DZIAŁALNOŚĆ POZADYDAKTYCZNA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
50 |
|
|
PROGRAMY
DZIAŁALNOŚCI POZADYDAKTYCZNEJ |
RK |
A |
Bc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
51 |
|
|
ORGANIZACJA
I REALIZACJA DZIAŁALNOŚCI POZADYDAKTYCZNEJ |
|
|
|
|
|
|
|
510 |
|
W jednostkach naukowo – dydaktycznych (opiekunowie
lat) |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
511 |
|
W Studenckich Domach Marynarza |
AED |
A |
Bc |
|
|
|
|
512 |
|
Wśród studentów zagranicznych |
RK |
A |
Bc |
|
|
|
|
513 |
|
Działalność kół zainteresowań |
RK |
B10 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
52 |
|
|
ŚWIADCZENIA DLA STUDENTÓW |
|
|
|
|
|
|
|
520 |
|
Opieka zdrowotna |
|
B3 |
Bc |
|
|
|
|
521 |
|
Stypendia, zasiłki, zapomogi losowe |
|
B5 |
Bc |
Część dokumentów można przechowywać |
|
|
|
522 |
|
Nagrody dla studentów |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
523 |
|
Stypendia fundowane |
RK |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
524 |
|
Stypendia naukowe |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
525 |
|
Inne formy pomocy |
|
B3 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
6 |
|
|
|
ROZWÓJ KADRY DYDAKTYCZNEJ |
|
|
|
Komórki wiodące - komórki w Pionie RN i wydziały |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
60 |
|
|
ASYSTENCKIE
STAŻE PRZYGOTOWAWCZE |
|
|
|
|
|
|
|
600 |
|
Staże krajowe |
|
B10 |
Bc |
|
|
|
|
601 |
|
Staże zagraniczne |
|
B10 |
Bc |
|
|
|
|
602 |
|
Akta osobowe stażystów |
|
B50 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
61 |
|
|
STUDIA
DOKTORANCKIE |
|
|
|
|
|
|
|
610 |
|
Programy i plany |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
611 |
|
Organizacja i tok studiów doktoranckich |
|
B3 |
Bc |
|
|
|
|
612 |
|
Rekrutacja na studia doktoranckie |
|
|
|
|
|
|
|
|
6120 |
Zasady rekrutacji |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
6121 |
Akta osobowe kandydatów |
|
B3 |
Bc |
Akta osób przyjętych w kl. 613 |
|
|
|
|
6122 |
Egzaminy wstępne |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
6123 |
Wyniki rekrutacji |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
613 |
|
Akta osobowe doktorantów |
|
B50 |
B2 |
Jak w kl. 460 |
|
|
|
614 |
|
Pomoce ewidencyjne do akt osobowych doktorantów |
|
A |
Bc |
Rejestr wydanych legitymacji, duplikatów |
|
|
|
615 |
|
Legitymacje służbowe i ubezpieczeniowe doktorantów |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
616 |
|
Świadectwa dla doktorantów |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
617 |
|
Zaświadczenia w sprawach osobowych |
|
B2 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
62 |
|
|
NADAWANIE
STOPNI NAUKOWYCH |
|
|
|
|
|
|
|
620 |
|
Przewody
doktorskie
|
|
A |
Bc |
Oddzielna teczka dla każdego doktoranta |
|
|
|
621 |
|
Przewody habilitacyjne |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
622 |
|
Rejestr otwartych przewodów doktorskich |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
623 |
|
Nadawanie stopnia doktora honoris causa |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
624 |
|
Księga dyplomów doktorskich |
|
A |
|
|
|
|
|
625 |
|
Księga dyplomów doktora habilitowanego |
|
A |
|
|
|
|
|
626 |
|
Księga dyplomów doktora honoris causa |
|
A |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
63 |
|
|
POSTĘPOWANIE
W SPRAWACH |
RBS |
A |
Bc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
64 |
|
|
NADAWANIE
TYTUŁU NAUKOWEGO |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
640 |
|
Nadanie tytułu profesora |
|
A |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
65 |
|
|
ZDOBYWANIE
STOPNI I TYTUŁÓW NAUKOWYCH POZA AM |
|
|
|
|
|
|
|
650 |
|
Przewody doktorskie |
|
BE10 |
|
|
|
|
|
651 |
|
Przewody habilitacyjne |
|
BE10 |
|
|
|
|
|
652 |
|
Uzyskanie tytułu profesora |
|
B50
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
66 |
|
|
STYPENDIA
NAUKOWE |
|
|
|
|
|
|
|
660 |
|
Stypendia naukowe krajowe |
|
|
|
|
|
|
|
|
6600 |
Doktoranckie |
|
B5
|
Bc |
|
|
|
|
|
6601 |
Habilitacyjne |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
661 |
|
Stypendia naukowe zagraniczne |
|
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
67 |
|
|
OCENA
WYNIKÓW PRACY NAUKOWEJ |
|
A |
Bc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
7 |
|
|
|
DZIAŁALNOŚĆ ARMATORSKA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
70 |
|
|
STATKI |
|
|
|
|
|
|
|
700 |
|
Bezpieczeństwo statku i żeglugi |
|
|
|
|
|
|
|
|
7000 |
Certyfikaty, świadectwa i karty |
RMA |
BE10 |
B 2 |
|
|
|
|
|
7001 |
Nakazy władz morskich |
RMA |
B10 |
Bc |
|
|
|
|
|
7002 |
Protokoły zdawczo –
odbiorcze statków |
RMA |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
7003 |
Kolizje statków |
RMA |
BE10 |
Bc |
|
|
|
|
|
7004 |
Odprawy portowe |
RMA |
B3 |
Bc |
|
|
|
|
701 |
|
Ubezpieczenia jednostek pływających |
RMA |
B10 |
B2 |
|
|
|
|
702 |
|
Dokumentacja związana z eksploatacją statków
szkolnych |
|
|
|
|
|
|
|
|
7020 |
Dzienniki okrętowe |
RMA |
A |
BE5 |
|
|
|
|
|
7021 |
Dzienniki maszynowe |
RMA |
BE20 |
BE2 |
|
|
|
|
|
7022 |
Dzienniki radiowe |
RMA |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
|
7023 |
Instrukcje podróży |
RMA |
BE10 |
B2 |
|
|
|
|
|
7024 |
Sprawozdania z podróży
statków szkolnych |
RMA |
A |
B2 |
|
|
|
|
|
7025 |
Raport kapitański |
RMA |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
|
7026 |
Notyfikacje dyplomatyczne |
RMA |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
703 |
|
Umowy |
|
|
|
|
|
|
|
|
7030 |
Czartery, sponsorzy |
RMA |
BE10 |
Bc |
|
|
|
|
|
7031 |
Praktyki morskie u armatorów
krajowych |
RMA |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
|
7032 |
Praktyki morskie na statkach
zagranicznych |
RMA |
B5 |
B2 |
|
|
|
|
|
7033 |
Praktyki lądowe |
RMA |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
704 |
|
Praktyki morskie na statkach szkolnych |
RMA |
B5 |
Bc |
|
|
|
|
705 |
|
Wizyty statków obcych bander |
RMA |
BE10 |
Bc |
|
|
Symbol
klasyfikacyjny |
Hasło
klasyfikacyjne |
Symbol |
Kategoria |
U w a g i |
||||
|
I |
II |
III |
IV |
w kom. wiodącej |
w innej
komórce |
|||
|
8 |
|
|
|
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
80 |
|
|
DOKUMENTOWANIE |
|
|
|
|
|
|
|
800 |
|
Księga jakości |
|
A |
|
Polityka jakości, procesy, procedury |
|
|
|
801 |
|
Zapisy |
|
A |
|
Grupować tematycznie w podteczkach |
|
|
|
802 |
|
Certyfikaty i znaki |
|
A |
|
|
|
|
|
803 |
|
Korespondencja z jednostką certyfikującą |
|
A |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
81 |
|
|
ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA |
|
|
|
|
|
|
|
810 |
|
Cele dotyczące jakości |
|
A |
|
|
|
|
|
811 |
|
Planowanie SZJ |
|
A |
|
|
|
|
|
812 |
|
Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja |
|
A |
|
|
|
|
|
813 |
|
Przegląd zarządzania |
|
A |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
82 |
|
|
ZARZĄDZANIE
ZASOBAMI |
|
|
|
|
|
|
|
820 |
|
Zasoby ludzkie |
|
B50 |
|
|
|
|
|
821 |
|
Zasobny rzeczowe i finansowe |
|
B20 |
|
|
|
|
|
822 |
|
Dostawcy i partnerzy |
|
B5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
83 |
|
|
REALIZACJA
WYROBU |
|
B20 |
|
W tym nadzorowanie wyposażenia do pomiarów i
monitorowania |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
84 |
|
|
POMIARY,
ANALIZA, DOSKONALENIE |
|
|
|
|
|
|
|
840 |
|
Audit wewnętrzny |
|
|
|
|
|
|
|
|
8400 |
Ewidencja auditorów
wewnętrznych |
|
B5 |
|
|
|
|
|
|
8401 |
Organizacja i przebieg
auditów |
|
B10 |
|
|
|
|
|
841 |
|
Monitorowanie i pomiary procesów |
|
B5 |
|
|
|
|
|
842 |
|
Nadzorowanie niezgodności |
|
B10 |
|
|
|
|
|
843 |
|
Analiza danych |
|
B10 |
|
|
|
|
|
844 |
|
Doskonalenie |
|
|
|
|
|
|
|
|
8440 |
Działania korygujące |
|
B5 |
|
|
|
|
|
|
8441 |
Działania zapobiegawcze |
|
B5 |
|
|
|
|
|
845 |
|
Adit zewnętrzny |
|
B20 |
|
|
Stempel
wpływu:
Akademia Morska w Gdyni
[nazwa komórki organizacyjnej] Wpł. dnia [
datownik], l. rej. ...... Znak
sprawy .................................... |
wymiary szer. ok. 60mm , wys.: ok. 30 mm
Przykład:
Akademia Morska w Gdyni
Dziekanat Wydz. Mechanicznego Wpł. dn. 25.02.2004, l. rej 106/04 Znak
sprawy RWM-023/2/04 |
Załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej
|
|
|
|
|
|
||||
|
rok |
referent |
symbol kom. org. |
oznaczenie
teczki |
tytuł teczki wg wykazu akt |
||||
|
L.p. |
SPRAWA (krótka treść) |
OD KOGO WPŁYNĘŁA
|
DATA |
UWAGI
(sposób załatwienia) |
||||
|
|
||||||||
|
znak pisma |
z dnia |
wszczęciea sprawy |
ostateczn. załatwienia |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|||||||
Zał. nr 5 do Instrukcji kancelaryjnej
Wytyczne w sprawie przekazywania do
Archiwum akt osobowych studentów
1. Akta osobowe studentów przekazuje się do Archiwum uporządkowane, po dwóch latach od ukończenia studiów, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego.
2. Przez uporządkowanie należy rozumieć właściwe opisanie teczki, wybrakowanie zbędnej dokumentacji, prawidłowe sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych.
3. Teczka osobowa na wierzchniej stronie musi zawierać:
- pieczęć właściwego Dziekanatu,
- nr albumu,
- imię i nazwisko studenta z ewentualnymi zmianami,
- nazwę kierunku i typu studiów,
- lata studiów,
4. Przed przekazaniem teczki do Archiwum, studentowi winny być wydane dokumenty osobiste:
- świadectwo dojrzałości,
- odpisy dyplomów z wcześniejszych etapów kształcenia,
- indeks,
- odpisy aktów stanu cywilnego,
- oryginał dyplomu ukończenia studiów wraz z odpisami itp.
5. Potwierdzenie odbioru dokumentów przez studenta lub ich wysłania pocztą należy umieszczać wewnątrz teczki (nie na okładce).
6. Z teczki osobowej należy usunąć dokumentację, która traci znaczenie praktyczne w chwili ukończenia studiów i ostatecznego rozliczenia się studenta z Uczelnią. W szczególności dotyczy to:
- wypisu z dowodu osobistego,
- zwolnień lekarskich,
- wszelkich podań studenta, jeśli nie miały związku z istotnymi sprawami dot. przebiegu studiów,
- dokumentacji źródłowej dot. przyznania pomocy materialnej,
- wtórnych egzemplarzy pracy dyplomowej,
- karty obiegowej, jeśli student rozliczył się ze wszelkich zobowiązań,
- potwierdzeń wpłat,
- legitymacji studenckiej,
- książeczki zdrowia studenta itp.
7. W teczce przekazywanej do Archiwum powinny pozostać:
- podanie o przyjęcie na studia,
- dokumenty z postępowania kwalifikacyjnego wraz z decyzją o przyjęciu,
- podpisany przez studenta akt ślubowania,
- karty egzaminacyjne studenta,
- decyzje władz uczelni dotyczące urlopów, powtarzania roku (ew. skreślenia z listy studentów), zmiany kierunku lub trybu studiów, wyróżnień, nagród i kar,
- indywidualną kartotekę wypłat stypendiów lub inną dokumentację potwierdzającą wysokość otrzymywanej pomocy materialnej,
- kartę obiegową, jeśli na studencie ciążą zobowiązania,
- jeden egzemplarz pracy dyplomowej wraz z fiszką bibliograficzną,
- recenzje pracy dyplomowej,
- protokół egzaminu dyplomowego,
- dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt.
8. Spis zawartości teczki należy wkleić na wewnętrznej stronie okładki i zaznaczać na nim ewentualne braki lub dodatkowe dokumenty.
9. Do pracy dyplomowej winna być dołączona w sposób trwały (w formie pieczęci lub wpisu na stronie tytułowej) zgoda studenta lub jej brak na udostępnianie tej pracy.
10. Student dołącza do pracy dyplomowej dwa egzemplarze fiszki bibliograficznej, która powinna zawierać:
- nazwisko i imię autora pracy
- nazwisko i imię oraz stopień (tytuł) naukowy promotora
- tytuł pracy magisterskiej i ewentualne podtytuły
- rok obrony
- wydział i kierunek (nazwę instytutu)
- ilość stron, tablic, tabel, map, wykresów, fotografii, rysunków,
- ilość pozycji wymienionych w bibliografii,
- zwięzłą informację o przedmiocie i metodzie opracowania, uzupełniającą dane zawarte w tytule
- hasło przedmiotowe.
11. Spis zdawczo-odbiorczy należy sporządzać dla każdego typu i kierunku studiów oddzielnie w trzech egzemplarzach, umieszczając nazwiska studentów w porządku alfabetycznym.
12. Teczki studentów nierozliczonych przekazuje się z aktami studentów właściwego roku studiów, umieszczając na spisie adnotację „nierozliczony”.
13. Na spisie zdawczo – odbiorczym umieszcza się także uwagi dot. kompletności zawartości teczki (braków w przekazywanej dokumentacji lub dokumentów dodatkowych).
14. Akta studentów skreślonych w toku studiów podlegają przekazaniu do Archiwum w sposób określony w pkt. 1-8, 13.
15. Spis zdawczo – odbiorczy dla akt osobowych studentów skreślonych w toku studiów sporządza się w trzech egzemplarzach, dla każdego kierunku studiów oddzielnie, łącząc na jednym spisie nazwiska studentów skreślonych na przestrzeni kilku lat.