Uniwersytet Morski w Gdyni UMG

Specjalista – Biuro Dziekana / Wydział Mechaniczny

Stanowisko/funkcja: Specjalista (umowa na zastępstwo)

Wymiar czasu pracy: 1 etat

Miejsce pracy: Gdynia, ul. Morska 81-87

Jednostka/komórka organizacyjna: Biuro Dziekana / Wydział Mechaniczny

 

Wykształcenie, doświadczenie zawodowe, wymagania kwalifikacyjne:

- wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, prawo, nauki społeczne lub techniczne

- znajomość języka angielskiego min. B2

- biegła znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

- odpowiedzialność w realizowaniu powierzonych zadań, dokładność, terminowość

- dyskrecja i odpowiedzialność za powierzone zadania oraz dane wrażliwe

- umiejętność organizacji pracy własnej oraz pracy zespołowej

- wysoka kultura osobista i komunikatywność

- umiejętność redagowania oficjalnych pism, sprawozdań i dokumentów administracyjnych

- umiejętność pracy pod presją czasu i w sytuacjach stresowych

- aktywność w działaniu oraz elastyczność w realizacji zadań

Wymagania kwalifikacyjne dodatkowe: 

- preferowane doświadczenie w pracy na uczelni lub pracy administracyjnej

- znajomość systemów POLON, USOS

- znajomość przepisów prawa dotyczących funkcjonowania uczelni wyższych

Opis stanowiska:

Zadania administracyjne i organizacyjne:

- obsługa administracyjna i organizacyjna Biura Dziekana Wydziału Mechanicznego

- prowadzenia kalendarza spotkań Dziekana

- przygotowanie dokumentów, pism urzędowych, sprawozdań i raportów wewnętrznych

- dbanie o terminowy przepływ informacji i dokumentacji między Biurem Dziekana a innymi jednostkami uczelni

- obsługa studentów i nauczycieli akademickich w zakresie spraw organizacyjnych

- organizacja spotkań wydziałowych, Rad, Komisji i wydarzeń akademickich

- współpraca w Wydziałowymi Komisjami

- współpraca z jednostkami dydaktycznymi i administracyjnymi uczelni

Współpraca zewnętrzna i projekty:

- obsługa administracyjna współpracy WM z uczelniami, szkołami i interesariuszami

- obsługa administracyjna projektów badawczych WM

Obsługa finansowo-budżetowa:

- prowadzenie rejestru wydatków z budżetu WM

- prowadzenie księgi inwentarzowej

Obsługa systemów informatycznych i ewidencji:

- obsługa systemu pocztowego EZD,

- wprowadzanie danych do systemu POLON

- obsługa systemu Centralnego Rejestru Umów

- kontrola administracyjna strony internetowej WM

Pracodawca oferuje:

- stabilne warunki zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę na zastępstwo

- możliwość szkolenia i rozwoju zawodowego

- ciekawą, pełną wyzwań pracę w dynamicznym zespole

- możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego w rozwojowym środowisku

- udział w ciekawych projektach

- bogaty pakiet świadczeń socjalnych:

* dofinansowanie zajęć sportowych

* korzystny pakiet medyczny

* dofinansowanie wypoczynku

* dofinansowanie wypoczynku dzieci, żłobka/przedszkola

* bony świąteczne dla dzieci

* grupowe ubezpieczenie na życie

Przewidywana data zatrudnienia: 01.10.2025 r.

Dokumenty: CV należy składać na adres: j.maliszewskawm.umg.edu.pl (podając w tytule nazwę stanowiska/funkcji) w terminie do 16.09.2025 r. do godz. 15:00

Informujemy, że istnieje możliwość dalszego przetwarzania danych osobowych kandydatów dla celów prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych. W przypadku wyrażenia takiej woli, proszę o umieszczenie dodatkowego oświadczenia o następującej treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla celów prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych”.

W przypadku wzięcia udziału w procesie rekrutacji należy zapoznać się z informacjami dot. przetwarzania danych osobowych pod adresem http://www.umg.edu.pl/rekrutacja-do-pracy.

Zastrzegamy sobie prawo do udzielania odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.

Zastrzegamy sobie prawo odwołania rekrutacji bez podania przyczyny oraz informujemy, że ostateczną decyzję o zatrudnieniu podejmuje Rektor.